Як налаштувати автоматичну відповідь у перспективі

Електронна пошта абсолютно необхідна для роботи в 21 столітті, від спілкування між членами команди та планування проектів на наступні кілька місяців. Проблема, звичайно, полягає в тому, що в епоху смартфонів і планшетів, здавалося б, неможливо відключитися від роботи на будь-який проміжок часу. Електронна пошта на вашому смартфоні в основному є вимогою більшості компаній, але це означає, що ваш роботодавець може звернутися до вас в будь-який час. Кожен заслуговує на перерву в роботі та вдалині від електронної пошти, дзвінків та всіх тих комунікаційних засобів, які нам так важко залишати позаду. Незалежно від того, чи ви перебуваєте у відпустці, чи просто хочете трохи провести час із сім'єю чи друзями, налаштування повідомлення Outlook поза офісом - це перший крок, щоб залишити роботу на деякий час. Ось як це зробити.

Також дивіться нашу статтю Dropbox Vs Google Drive - що краще?

Навіщо турбуватися з повідомленням поза службою?

Налаштування повідомлення поза службою може не зробити вашого шефа щасливим, але, принаймні, це дозволить усім вашим робочим спільнотам та стороннім людям, які намагаються зв’язатися з вами для спілкування. То чому важливо налаштувати повідомлення поза службою? Ну, насправді, є кілька причин:

Доречно дозволити колегам, менеджерам та клієнтам, щоб ви не контактували протягом певного часу. Це особливо актуально, якщо ви перебуваєте у відпустці довше, ніж на пару днів.

Це професійно . Якщо комусь потрібна ваша допомога з чимось, або клієнт має запит, даючи їм знати, що ви не поруч протягом певного періоду часу, їм це допомагає. Вони знають, що їм доведеться чекати, поки ти повернешся або зможеш підійти до когось іншого. Обидва допомагають бізнесу і вам.

Це говорить людям, щоб не клопіти вас . Якщо ви встановлюєте повідомлення поза службою, люди знають, що ви у відпустці, займаєтесь особистим часом або будь-яким іншим. Вони рідше дзвонять вам або надсилають SMS після цього.

Це дає вашому начальникові ще одну річ, на яку можна скаржитися . Якщо ви працюєте на вимогливого начальника і хочете відступити, ви збираєтесь опір. Але якщо ви граєте в гру і дієте професійно, то з точки зору дисципліни вони це можуть зробити дуже мало.

Якщо в роботі є одна важлива річ, це переконайтеся, що ви завжди представляєте себе професіоналом у найвизначнішому сенсі.

Встановлення повідомлення Outlook поза офісом

Встановлення відповіді на повідомлення поза офісом дещо відрізняється залежно від того, використовуєте ви Outlook 2016 чи раніше або Outlook в Office 365. Я охоплю обидва.

Перспективи 2016 і новіші

У процесі є досить багато кроків, але це зробити досить просто.

Створіть новий електронний лист та напишіть свою відповідь поза офісом. Включити тему поза службою, але пункт призначення залишити порожнім.
Виберіть «Файл» та «Зберегти як».
Зберегти як шаблон Outlook, де написано Зберегти як тип.
Виберіть Керувати правилами та сповіщеннями та виберіть обліковий запис, до якого потрібно застосувати повідомлення.
Виберіть Нове правило.
Виберіть Застосувати правило для повідомлень, які я отримую, і натисніть кнопку Далі.
Виберіть, де моє ім’я в полі Ко, і натисніть кнопку Далі, а потім підтвердіть спливаюче вікно.
Виберіть відповідь за допомогою певного шаблону та натисніть текстове посилання на нижній панелі.
Виберіть шаблон, який ви створили раніше, і виберіть Відкрити. Клацніть Далі.
Виберіть, за винятком випадків, коли це автоматична відповідь, щоб уникнути надсилання автоматичних відповідей на автоматичні відповіді. Клацніть Далі.
Дайте правилу змістовне ім’я та переконайтесь, що ввімкнути це правило встановлено.
Виберіть «Готово», а потім «ОК».

Це створить автоматичну відповідь за межами офісу та активує її. Хоча цей процес визначає обліковий запис, який буде активним, ви також можете встановити його активним для всіх облікових записів електронної пошти. Коли ви ввімкнете правило на етапі 11, під ним ви маєте можливість вибрати правило, яке буде активним для всіх облікових записів. Увімкніть це, якщо вам потрібно, і збережіть.

Вимкніть повідомлення Outlook поза офісом

Повернувшись з відпустки або будь-чого, що ви робили, вам потрібно пам’ятати, щоб вимкнути автоматичну відповідь.

Виберіть «Файл» у Outlook.
Виберіть Керувати правилами та сповіщеннями та виберіть Правила електронної пошти.
Виберіть обліковий запис і зніміть прапорець біля правила автовідповідання.
Клацніть OK, щоб зберегти зміни.

Тепер ви офіційно повернулися до помолу!

Налаштування повідомлення поза службою в Office 365

Облікові записи Office 365 використовують Exchange, де обліковий запис Outlook використовує POP, IMAP або Exchange. Процес значною мірою той самий, але достатньо відрізняється, щоб гарантувати власне проходження.

Виберіть «Файл» та «Автоматичні відповіді» з Outlook.
Виберіть Надіслати автоматичні відповіді.
Встановіть часовий графік, якщо хочете. Це корисно для таких забудькуючих типів, як я, які залишають свою автоматичну активність навіть після повернення.
Переконайтеся, що вкладка "Всередині моєї організації" активна, і додайте своє повідомлення.
Виберіть "Поза межами моєї організації" і додайте туди також відповідне повідомлення. Залежно від того, хто надсилає вам повідомлення від зовнішнього світу, вам може знадобитися перевірити Мої контакти, інакше електронні листи будуть надсилатися всім, включаючи розсилки, сповіщення та навіть спам.
Виберіть ОК один раз завершено, щоб активувати.

Процес дещо коротший, ніж у Outlook 2016, але кінцевий результат той самий. Можливість встановити часовий масштаб акуратно, і, як користувач Outlook 2016, я сподіваюся, що ця функція скоро перейде до цієї версії.