Ви не просто ненавидите це, коли хочете взяти пару вихідних днів, і ви постійно отримуєте безліч електронних листів та телефонних дзвінків від клієнтів чи колег? Звичайно, ви можете дозволити деяким із них знати, що ви відсутній, але що робити, якщо вони не перевірять свої вхідні?
Також дивіться нашу статтю Як автоматично пересилати електронну пошту в Outlook
Ви не можете спілкуватися з усіма навіть під час роботи, не кажучи вже про час у відпустку. Однак є ймовірність, що ви все одно отримаєте загрозу електронною поштою, навіть коли ви перебуваєте у відпустці. На щастя, існує спосіб повідомити всім про те, що ви недоступні протягом певного періоду часу.
Налаштування автовідповідача
Якщо ви використовуєте Microsoft Outlook, є дуже простий метод, який ви можете використовувати, щоб утримати людей поза спиною. Це називається Автовідповідач. Це, по суті, - це надіслати заздалегідь запрограмовану відповідь кожному, хто контактує з вами у неробочий час.
Це може бути налаштовано за кілька хвилин, годин, а то й днів чи місяців. Надіслати автоматичну відповідь може гарантувати, що ви не будете отримувати десятки сповіщень про роботу електронною поштою щодня, незалежно від того, проводите ви якісний час зі своєю родиною або ви їдете на якийсь сонячний пляж.
Ось як можна налаштувати Автовідповідач у Outlook та вимкнути його, коли вже не потрібно.
Налаштування автоматичних відповідей
- Натисніть кнопку Надіслати автоматичні відповіді.
- Установіть прапорець "Відправити лише протягом цього часового діапазону" у вікні.
- Введіть дату початку та дату закінчення, щоб дати автоматичній відповіді необхідні параметри. Використовуйте поля Початок і Кінець часу, роблячи це.
Ви, напевно, помітили, що є дві вкладки:
- Всередині моєї організації
- Поза моєю організацією
При натисканні на поле «Всередині моєї організації» буде запропоновано надіслати всі автоматичні відповіді на електронні адреси, зареєстровані в організації, в якій ви працюєте (наприклад, у вашому університеті чи компанії). Все, що вам потрібно зробити - це набрати своє повідомлення та натиснути ОК, щоб зберегти його.
Параметр "Зовнішня моя організація" призначений для зовнішніх адрес електронної пошти. Ось як можна використовувати його для налаштування автоматичної відповіді:
- Спочатку виберіть вкладку "Моя організація".
- Перевірте параметр Автовідповіді для осіб, які знаходяться поза вашою організацією. Це можна встановити для надсилання електронних листів лише для особистих контактів або для всіх, що не входять в організацію.
- Введіть повідомлення у текстове поле та відредагуйте його залежно від потрібного вам способу.
- Встановіть час початку та час закінчення так само, як ви робите для внутрішніх відповідей.
- Клацніть OK, щоб зберегти повідомлення.
Що про процес деактивації?
Щоб вимкнути відповіді поза офісом, вам потрібно дотримуватися простої процедури. Спочатку слід натиснути на вкладку Файл, потім на вкладку Інформація, а потім на кнопку Автоматичні відповіді.
Вам буде запропоновано два варіанти позначки:
- Не надсилайте автоматичних відповідей
- Надсилайте автоматичні відповіді
Оберіть перший варіант, і функція автоматичної відповіді вимкнеться. Це потрібно робити як для внутрішніх, так і для зовнішніх відповідей.
Заключне слово
Зауважте, що якщо ви хочете відновити надсилання людям автоматичних відповідей, вам доведеться встановити нову дату та час. Якщо функцію вимкнено, вам потрібно відстежити дії дезактивації та вибрати опцію Надіслати автоматичні відповіді замість цього. Це дозволить вам знову відредагувати поля часового діапазону, а також встановити вихідне повідомлення.
