Чи часто вам доводиться вводити один електронний лист кілька разів поспіль, щоб ви могли надіслати його окремо в декілька контактів? Якщо так, автовідповідач може стати чудовим рішенням. Це дозволяє встановити автоматичну відповідь, яка буде надіслана як відповідь на всю вхідну пошту.
Є багато ситуацій, коли це може стати в нагоді. Якщо ви поза службою, чи то на перерву на обід, чи на канікули, це може бути чудовим способом відповіді на пошту, фактично нічого не потрібно робити.
Як це працює?
OS X Mail використовує різні правила та критерії електронної пошти для створення автоматичних відповідей. Якщо правильно налаштувати всі параметри, ви можете мати дуже гнучкий спосіб реагування на вхідну пошту, коли ви знаходитесь далеко від своїх пристроїв.
Ви можете встановити різні критерії, яким потрібно відповідати, щоб повідомлення було надіслане. Ви можете вибрати відповідь на всю пошту або лише певні адреси, які ви вводите. Крім того, ви також можете створювати різні повідомлення для різних категорій відправників, щоб кожен отримував відповідну відповідь.
Як налаштувати автовідповідач
На щастя, налаштування цієї функції зробити не важко. Звичайно, спочатку це може здатись складним, але будьте впевнені, що ви можете це зробити, навіть якщо ви не досвідчена людина. Ось такі кроки, які вам потрібно виконати:
- Відкрийте додаток "Пошта", потім перейдіть до меню "Пошта" та виберіть "Налаштування".
- Як тільки ви побачите вкладку "Правила", натисніть "Додати правило".
- У розділі "Опис" напишіть ім'я автовідповідача таким чином, що дозволить вам легко відрізнити його від інших. Наприклад, ви можете ввести "Автовідповідь на канікули".
- Виберіть критерії, яким потрібно відповідати. Ви можете вибрати, чи потрібно виконувати всі критерії, або лише один або декілька встановлених вами критеріїв.
Визначені критерії визначатимуть одержувачів автоматичної відповіді. Наприклад, ви можете вибрати "Кожне повідомлення", щоб відповісти на всю вхідну пошту з тим самим повідомленням. Ви також можете встановити конкретну адресу, ввівши адресу електронної пошти, на яку потрібно відповісти.
Крім цього, ви можете обрати свої контакти, попередніх відправників або VIP-персон як одержувачів автовідповіді.
- У налаштуваннях "Виконайте наступні дії" виберіть "Відповісти на повідомлення", а потім натисніть "Відповісти текст повідомлення".
- Вводячи повідомлення, обов’язково включіть всю необхідну інформацію. Якщо ви перебуваєте у відпустці, повідомте людей, коли вони можуть очікувати дзвінка від вас. Якщо ви не встановите конкретну категорію одержувачів, переконайтеся, що не розкривайте занадто багато особистої інформації.
- Коли ви задоволені своїм повідомленням, натисніть «ОК». Якщо програма запитає вас: "Чи бажаєте ви застосовувати свої правила до повідомлень у вибраних поштових скриньках?" виберіть "Не застосовувати", оскільки це не дозволить надсилати, можливо, сотні відповідей електронною поштою на ваші існуючі розмови.
Після завершення роботи ви можете надіслати електронний лист, щоб переконатися, що функція автоматичного реагування працює. Якщо ви хочете, ви також можете створити більш складні правила з певними датами, пошту з вибраних доменів тощо.
Як відключити автовідповідач
Якщо автовідповідач більше не потрібен, ви можете вимкнути його лише за кілька кліків. Ось що вам потрібно зробити:
- У програмі "Пошта" перейдіть до "Пошта" та натисніть "Налаштування".
- Перейдіть у "Правила" та зніміть прапорець біля створеного вами автовідповідача.
Якщо цього не зробити, автовідповідач залишатиметься активним до тих пір, поки це ввімкнено, і програма Mail буде відкрита. Це може створити плутанину, тому переконайтеся, що вимкніть цю функцію, як тільки ви переконаєтесь, що вона вам більше не потрібна.
Заключне слово
Автовідповідач - це відмінна функція, яка значно полегшує обробку вхідної пошти. Якщо ви дотримуєтесь описаних вище кроків, у вас не повинно виникнути проблем із його включенням на вашому Mac. Як тільки ви це зробите, ви можете насолоджуватися віддалитися від своєї електронної пошти та дозволяти додатку виконувати роботу.
Незважаючи на те, що вона найбільш широко використовується для роботи, ця функція може бути дуже зручною і для особистої пошти. Окрім лише автовідповідача, існує багато інших корисних правил та критеріїв, які ви можете застосувати. Ви можете автоматично видаляти пошту, виконувати певні дії в певні дати, автоматично пересилати певні повідомлення та багато іншого.
Не соромтеся пройти всі доступні правила, щоб знайти ті, які дозволять вам автоматизувати електронну пошту так, як найкраще відповідає вашим потребам.
