Якщо ви використовуєте G Suite - платний набір додатків Google, який включає Gmail, Документи, Диск та Календар для організацій, то ви можете використовувати маловідому функцію, яка дозволяє встановлювати терміни дії для спільних файлів Google Диска. Можливість встановлення терміну дії на спільний файл корисна для тимчасового обміну даними з іншими командами або сторонніми підрядниками, не надаючи їм невизначений доступ. Це також чудово для обміну проектами спільних проектів, щоб ви могли переконатися, що ніхто з вашої команди ненавмисно не має доступу до застарілої копії ваших даних.
Ви, звичайно, завжди можете скасувати загальний доступ до файлу вручну, але вам потрібно пам'ятати про це для кожного спільного файлу. Якщо ви обмінюєтесь великою кількістю файлів із великою кількістю різних людей, це може швидко стати непрактичним, і саме тут встановлення автоматичних термінів придатності, коли ви спочатку ділитесь файлами, дійсно стане в нагоді. Ось ось, як встановити дати закінчення терміну дії для спільних файлів Google Диска.
Обмеження термінів придатності для спільних файлів Google Drive
Спочатку дамо зрозуміти, що функція автоматичної дати закінчення терміну дії наразі доступна лише для користувачів платної послуги G Suite. Це не доступно для безкоштовних користувачів облікового запису Google або тих, хто все ще перебуває у старій безкоштовній версії G Suite.
Також зауважте, що вищезазначене обмеження стосується лише можливості встановлення загальних термінів дії Google Диска. Користувачам, яким ви ділитесь файлом із терміном дії, не потрібно мати платний обліковий запис G Suite або бути частиною вашої організації G Suite (хоча вам потрібно буде переконатися, що вони мають правильні дозволи для ваших спільних файлів, далі обговорюється нижче).
Встановлення дати закінчення терміну дії для спільного файлу Google Drive
Для початку увійдіть у свій Диск Google, використовуючи правильний обліковий запис G Suite.
Крім того, якщо файл у вас уже відкритий, ви можете натиснути кнопку Поділитися у верхньому правому куті.
Після того, як ви поділитеся файлом з відповідними користувачами, натисніть кнопку Спільний з текстом вгорі або кнопку Додатково в нижньому правому куті. У списку користувачів, що з’являється, наведіть курсор на одного з користувачів, і ви побачите значок секундоміра / годинника.
Клацніть на цьому значку, а потім виберіть потрібний термін придатності зі спадного меню поруч із пунктом Доступ закінчується:
Коли ви закінчите, не забудьте натиснути синю кнопку Зберегти зміни, щоб увімкнути автоматичну дату закінчення терміну дії. Після досягнення цієї дати користувач більше не матиме доступу до файлу. Щоб запобігти їх завантаженню та обійти ваші налаштування терміну придатності, переконайтеся, що для їх дозволів встановлено або Перегляд, або коментар, а потім встановіть прапорець у нижній частині вікна спільного доступу з написом Вимкнути параметри для завантаження, друку та копіювання для коментаторів та глядачів .
Ви можете налаштувати або скасувати закінчення терміну спільного доступу, повернувшись до цього меню, ще раз клацнувши піктограму годинника, а потім натисніть Скасувати закінчення терміну дії .
У мене є G Suite, але я не бачу піктограми годинника
Якщо ви дотримувались цих кроків у своєму обліковому записі, але ви не бачите піктограми годинника / секундоміра, як описано вище, можливо, у вас немає сумісного облікового запису G Suite. Як вже згадувалося раніше, Google, на жаль, обмежує створення термінів дії спільних файлів користувачами поточної служби G Suite.
Також, на жаль, Google протягом останніх років не дуже чітко визначив зміни в своїй службі, тому навіть якщо у вас є обліковий запис G Suite, він, можливо, був створений під назвою "застарілий" сервіс G Suite і не сумісний з цим особливість. Заплутано, чи не так?
Але пам’ятайте, вам потрібен лише сучасний обліковий запис G Suite, щоб створити дати закінчення терміну дії для спільних файлів. Поки у вас є сумісний обліковий запис, ви можете ділитися даними та налаштовувати терміни придатності для будь-якого типу облікового запису Google, як усередині організації, так і поза нею.
