Якщо ваша організація використовує Документи Google або G Suite або ви працюєте з організаціями, які це роблять, знаючи, хто переглядав, який документ і коли може бути корисною інформацією. Забезпечивши, щоб усі прочитали проект, умови та умови, останнє подання, політику та процедури чи інший важливий документ, змогли побачити, хто що робив і коли є важливим компонентом у будь-якій ситуації, коли важлива відповідальність.
Також дивіться нашу статтю Як встановити спеціальні шрифти для Документів Google
Донедавна ви не могли бачити, хто переглядав ваш Документ Google. Ви могли бачити, хто це редагував, але не хто його просто читав. Якщо вони не зберегли, не відредагували або не залишили коментар, ви не мали уявлення, чи читає людина взагалі останню версію документа. Крім того, оскільки ви можете ділитися Документами Google з дозволами лише для читання, ви можете ділитися документом з деякими людьми з наміром переглядати документ, але не вносити жодних змін.
Тепер, якщо ви працюєте в організації, ви можете налаштувати речі, щоб ви могли бачити, хто переглядав ваш документ Google. Ви все ще не можете бачити, хто переглядав ваш документ Google, якщо ви використовуєте Google Doc у безкоштовній версії Google Apps.
Нещодавно Google додав можливість бачити, хто переглядав ваш Google Doc в G Suite, який включає Google Apps і надійний хостинг електронної пошти. G Suite користується великою популярністю у малого та середнього бізнесу, який хоче налаштувати хостинг електронної пошти для доменного імені компанії.
Монітор активності G Suite
Якщо ви використовуєте G Suite в організації та ділилися Google Doc з іншими для співпраці або просто для читання документа, ви можете скористатися Монітором діяльності, щоб переглянути "історію перегляду" файлу Google Doc.
- Відкрийте Документ Google, для якого ви хочете переглянути історію переглядів
- Потім натисніть на піктограму зі стрілкою вгору вгорі праворуч або перейдіть до випадаючого меню Інструменти
- Відкрийте Монітор активності
- Потім натисніть на вкладку Усі переглядачі організації
Цей процес дозволить вам відстежувати представлення даних у документі, включаючи дату та час останнього перегляду для кожного переглядача. Якщо ви не бачите параметр "Історія переглядів" у своєму Google Doc, це, ймовірно, означає, що ви ввійшли у безкоштовну версію Документів Google, яка постачається разом із усіма обліковими записами Google Apps, які ви отримуєте з обліковим записом Gmail.
Глядачі та тенденції коментарів
Окрім того, щоб побачити, хто переглядав ваш документ Google і коли Монітор активності також дозволяє вам бачити тенденції, коли люди переглядали чи коментували ваш документ.
Тенденція глядачів - показує діаграму кількості унікальних глядачів за будь-який проміжок часу, який ви обираєте, від 7 днів до "весь час"
Тенденція коментарів - показує ваші діаграми тенденції коментарів за будь-який проміжок часу від 7 днів до "весь час"
Вимкнути історію перегляду
Ви можете вимкнути цю функцію, якщо ви працюєте над конфіденційним файлом чи не для громадського споживання. Хоча це не додає конфіденційності, це налаштування для спокійного настрою.
- Відкрийте Google Doc
- Клацніть стрілку вгору вгору в правій частині документа та перейдіть до меню Інструменти у спадному меню
- Відкрийте Монітор активності
- У розділі "Налаштування документа" вимкніть Показати історію переглядів цього документа
Подивіться, хто змінив ваш Документ Google
Підрахунок переглядів корисний для підзвітності та для того, щоб люди, яким ви надсилаєте документ, фактично його читали, але важливіший контроль над версіями. Особливо, якщо ви працюєте в регульованій галузі. Контроль версій - це те, що Google Документи зробили за деякий час і покаже, хто редагував документ, зберігав чи ділився ним.
Якщо ви зацікавлені в управлінні версіями або хочете переконатися, що ніхто не вніс змін, які не повинні, не закриваючи файл, ви можете це дізнатися.
- Відкрийте документ Google, який ви хочете відстежувати
- Виберіть файл та історію версій
- Виберіть Переглянути історію версій
У правій частині екрана має з’явитися повзунок із зазначенням кожного збереження та редагування відповідного документа. Залежно від налаштування G Suite або Google Docs, ви також можете переглянути ці дані, вибравши посилання "Остання редакція була …" у верхній частині документа. Він доставить вас точно там же.
У цьому вікні слайдів ви також повинні мати можливість переглянути попередню версію документа до внесення змін. Це важливо для контролю версій, оскільки у вас є аудиторський слід щодо того, які зміни були внесені, коли та ким. Це також корисно, якщо ви внесли якісь зміни, спали на ньому, передумали і хочете відкотити їх.
Подивіться, хто поділився вашим документом Google
Ви також можете бачити, хто поділився вашим документом Google і коли. Ви також можете побачити налаштування спільного доступу, щоб ви могли краще контролювати доступ до свого документа.
- Відкрийте Диск Google і виберіть круглий значок «я» у верхньому правому куті
- Виберіть Діяльність зі слайдера, який з’являється праворуч
Ви повинні побачити, чи Doc є, або він був спільним, хто востаннє редагував документ і коли була зроблена остання дія над ним. Це коротко, але розповідає, що вам потрібно знати.
Ви також можете перевірити всередині документа, вибравши Надіслати. Імена осіб з’являться у спливаючому вікні. Якщо людей декілька, виберіть ім’я та з'явиться список усіх імен.
Ось як можна побачити, хто переглянув ваш Документ Google, змінив його, поділився ним чи яким-небудь чином взаємодіяв з ним. Він працює лише для G Suite та Документів Google, зареєстрованих у організаціях, а не фізичних осіб, але працює!
