Незалежно від бізнесу чи особистого використання, календар Outlook може бути найефективнішим інструментом управління часом. Ви можете легко організувати та поділитися своїм розкладом з іншими, а також можете переглянути календарі інших людей, щоб переконатися, що ви всі на одній сторінці, коли мова йде про терміни.
Також дивіться нашу статтю Як синхронізувати Календар Google із Outlook
У Outlook існує багато функцій, які полегшують співпрацю, але це не робить його ідеальним. Якщо вам цікаво, хто дивиться на ваш календар, ви можете натрапити на деякі обмеження.
Ви можете бачити, хто переглядав ваш календар?
Відповідь на це питання "так і ні". Незважаючи на те, що ця функція доступна певною мірою, вона насправді не пропонує вам всю необхідну інформацію.
Якщо ви не адміністратор календаря, немає способу побачити, хто дивився на ваш календар. І якщо ви адміністратор, єдине, що ви можете бачити, - це останній обліковий запис, який увійшов до нього. Як тільки інший обліковий запис дивиться на календар, попередній стає невидимим, тому немає можливості побачити повний список людей, які його переглянули.
Найближче до цього - перевірити, хто здатний бачити ваш календар. Зробити це можна, перейшовши на розділ Поділитися> Дозволи до календаря. Ви побачите повний список людей, які мають доступ до вашого календаря та тип доступу.
Як ваш календар схожий на інших?
Те, як інші побачать ваш календар, залежить від інформації, яку ви вирішите поділитися з ними. Якщо ви не вирішите поділитися деталями своєї діяльності, єдине, що вони зможуть побачити - це ви вільні чи зайняті.
Якщо ви вирішите поділитися своїм календарем з іншими народами, вони зможуть побачити всі подробиці ваших зустрічей. Якщо ви хочете обмежити доступ до деяких деталей, ви можете встановити певні зустрічі на приватне.
Під час спільного використання календаря ви можете вибрати різні дозволи доступу. Наприклад, якщо ви вибрали Повна інформація, люди побачать тему, час, місцеположення та будь-які примітки та деталі, які ви розмістили в календарі.
З іншого боку, обмежені деталі показуватимуть лише тему, час та місцеположення.
Окрім себе, ви можете призначити редакторів та делегатів, які можуть обидва редагувати ваші календарі. Делегати можуть діяти від вашого імені, обмінюючись різними деталями, а також надсилаючи та відповідаючи на запити.
Як відкрити календарі інших людей?
Переглянути календарі інших людей в Outlook досить легко і їх можна виконати не більше ніж за кілька кліків. Ось що вам потрібно зробити:
- На сторінці календаря в Outlook перейдіть до Відкрити календар> Відкрити спільний календар .
- Ви отримаєте спливаюче вікно із зазначенням імен людей, календар яких вам доступний. Клацніть Ім'я…, а потім виберіть ім’я зі списку.
Залежно від вашого дозволу на доступ, ви зможете побачити різну інформацію. Він з’явиться в правій частині екрана, і ви можете переглянути до 30 календарів поряд.
Як делегувати доступ до календаря?
Якщо ви плануєте взяти відпустку або ви просто хочете, щоб хтось інший керував вашим календарем з будь-якої причини, ви можете зробити це, призначивши делегата. Як було сказано, делегати можуть надсилати та приймати запити на зустріч від імені керівника та редагувати різні пункти в документі.
Ось як дозволити комусь, наприклад підлеглому, керувати вашим календарем:
- У розділі «Перегляд календаря» перейдіть до « Файл»> «Налаштування облікового запису», а потім виберіть « Делегувати доступ» .
- Клацніть Додати, а потім виберіть ім'я зі списку або введіть його. Клацніть ім'я та перейдіть до пункту Додати .
- У меню « Дозволити делегувати» надайте дозволи редактору делегата. Інша річ, яку ви можете зробити, це закрити діалогове вікно та вибрати один із наступних варіантів:
- Тільки мої делегати, але надішліть мені копію прохань та відповідей.
- Тільки мої делегати.
Це дасть іншому користувачеві повний доступ до вашого календаря, і ви зможете побачити все, що відбувається з вашим графіком.
Керуйте своїм часом
Існує безліч варіантів, які дозволяють ефективно керувати своїм часом за допомогою Outlook. Крім того, ви можете поділитися своїм графіком з членами вашої команди та подивитися на їхній. Ви можете організовувати всілякі проекти та стежити за прогресом.
Чи є ще щось про Outlook, що ви хотіли б знати? Не соромтеся ділитися своїми пропозиціями в коментарях нижче.
