Керування документами - одна з найважливіших речей у SharePoint. У бізнесі документи часто розвиваються. Вони можуть розпочатись на OneDrive for Business та закінчитись на командній сторінці організації. Документи часто змінюють місця розташування, тому знання важливих даних про переміщення документа в SharePoint є критично важливим.
Кілька способів зробити це
Швидкі посилання
- Кілька способів зробити це
- 1. Провідник файлів
- 2. Переміститись до / скопіювати в
- 3. Управління вмістом та структурою
- 4. Організатор вмісту
- 5. Інструмент міграції SharePoint
- 6. Сторонні товари
- 7. Спеціальне рішення
- Виберіть свій метод
Усі, хто працював у SharePoint, знають, що існує багато способів виконання певного завдання. Переміщення документів не є винятком. Незалежно від того, чи вдасться ви використати Провідник файлів або інструмент міграції, залежить від ряду факторів, таких як кількість переміщених документів, важливість збереження історії версій, метаданих тощо.
1. Провідник файлів
Щоб перемістити документ за допомогою File Explorer, відкрийте цільову та вихідну бібліотеки документів (не важливо, чи це той самий сайт). У спадному меню виберіть Провідник файлів . Це відкриває подання дослідника для кожної з бібліотек. Використовуйте перетягування та перетягування для переміщення елементів між двома видами провідника.
Ви можете переміщувати як папки, так і файли та зберігати типи вмісту, якщо і джерело, і цільові місця мають визначені типи вмісту. Цей метод також зберігає власні метадані, якщо обидва вихідні та цільові місця визначені за допомогою однакових метаданих.
Однак процес ручний, і це скоріше копія, ніж переміщення, а це означає, що після переміщення вам доведеться видалити вихідні елементи. Він не зберігає історію версій або створений, створений, модифікований та модифікований за властивостями.
2. Переміститись до / скопіювати в
Незважаючи на те, що вони корисні та прості, команди " Переміщення до та копіювання" доступні лише в SharePoint Online. Цей параметр дозволяє переміщувати документи з OneDrive for Business або SharePoint до пункту призначення в SharePoint або OneDrive. Виберіть файл і натисніть будь-яку з двох команд. Параметр " Перемістити до " перемістить ваш документ із захистом метаданих та історії версій до іншої папки в межах тієї ж бібліотеки, до іншої бібліотеки або на інший сайт.
Цей спосіб ідеально підходить для кінцевих споживачів, оскільки він простий і простий. Це дозволяє копіювати та переміщувати як файли, так і папки. Найкраще те, що він зберігає типи вмісту, користувацьку історію версій метаданих, а також створений, створений, модифікований та модифікований за властивостями. Однак команда " Копіювати в команду" зберігає лише останню версію - головним недоліком, очевидно, є той факт, що цей метод є ексклюзивним для SharePoint Online.
3. Управління вмістом та структурою
Якщо ввімкнути функцію інфраструктури видавництва SharePoint Server, ви зможете побачити посилання Керування вмістом та структурою під час переходу до Адміністрація сайту . За допомогою цієї функції ви можете переміщати / копіювати документи. Це один з найкращих хак, який допоможе вам переміщувати кілька документів одночасно, зберігаючи історію версій, створену, створену, модифіковану та модифіковану за властивостями. Тип вмісту та метадані також зберігаються за допомогою цього методу.
Однак вам доведеться ввімкнути функцію публікації. Навіть тоді ви не зможете переміщувати кілька папок. Мабуть, найбільшим недоліком цього методу є те, що вам потрібно бути власником сайту, щоб ним користуватися. О, і це працює лише в межах одного сайту.
4. Організатор вмісту
Просто активуйте функцію Організатора вмісту, а потім виберіть правила маршрутизації, які ви хочете використовувати, і помістіть документ, який ви хочете перенести, у випадаючу бібліотеку. Цей спосіб також дозволяє переміщувати документи на будь-який інший сайт. Налаштувати час потрібно, але це потрібно зробити лише один раз. Він також зберігає типи вмісту та власні метадані.
Хоча він не зберігає історію версій і вимагає адміністратора, він має корисну функцію, яка дозволяє вам переміщувати ваш документ у папку.
5. Інструмент міграції SharePoint
Microsoft знає, що переміщення документів у SharePoint може бути дещо складним. Саме тому компанія створила безкоштовний інструмент міграції SharePoint. Цей інструмент обробляє все, від дрібних до масштабних міграцій, які можуть включати файли, папки та навіть списки з вашого сайту SharePoint. Елементи переміщуються до OneDrive або SharePoint.
Найбільш очевидною перевагою цього методу є здатність інструмента обробляти великі міграції. Він також дуже настроюється і зберігає історію версій. Однак він не сумісний з версіями SharePoint до 2013 року. На відміну від цього, деякі сторонні продукти міграції значно більш налаштовані.
6. Сторонні товари
Більшість якісних продуктів міграції сторонніх документів не є безкоштовними, але вони, як правило, працюють фантастично, особливо для масштабних міграцій. Вони, як правило, масштабовані та легко настроюються. Більшість цих продуктів здатні зберігати все, включаючи типи вмісту, метадані, усі властивості та історію версій.
З іншого боку, цей метод коштує грошей. Якщо врахувати той факт, що ви платите за інструмент, який допоможе вам переміщувати документи, ви почнете задаватися питанням, чому SharePoint вже не пропонує зручну для користувача опцію. Ще один недолік тут полягає в тому, що сторонні продукти вимагають від адміністратора їх налаштування та запуску.
7. Спеціальне рішення
Нарешті, ви можете кодувати своє власне рішення за допомогою різних методів, таких як REST API. Кінцевому користувачеві нічого не потрібно направляти, ви можете налаштувати скільки завгодно, і ви можете переконатися, що все зберігається в документах. З іншого боку, ви повинні вміти кодувати і витрачати деякий час на написання та підтримку коду, що може бути особливо хитромудрим за час оновлення продукту.
Виберіть свій метод
Існує ще більше методів переміщення документів у SharePoint, але вони повинні покривати більшість ваших потреб. Поміркуйте, що вам потрібно спочатку, і незабаром ви точно дізнаєтесь, який метод використовувати для кожного.
Якому з цих методів ви надаєте перевагу? Ви використовували більше одного? Обговоріть.
