Google Документи - це революційний спосіб управління файлами та документами в сучасну епоху. Це дозволяє миттєво співпрацювати з різними користувачами, а також надає доступ до інформації з будь-якого пристрою з підключенням до Інтернету.
Також дивіться нашу статтю Як видалити всі документи в Google Документах
Однак, працюючи в Документах Google, особливо якщо ви керуєте цими файлами щодня, дуже важливо, щоб ви тримали неймовірно організований характер. Якщо цього не зробити, ви ризикуєте втратити важливі дані і витратити час на пошук речей, які ви могли б знайти відразу.
Щоб допомогти в організації в Документах Google, потрібно використовувати папки. Папки чудові тим, що вони допомагають групувати різні ідеї тем в один цифровий сегмент. Ви можете використовувати їх для організації за робочим місцем, концепцією, категорією тощо. Однак Google Документи фактично не можуть створювати папки самі по собі. Натомість ви насправді створюєте їх у Google Drive - системі, яка безпосередньо пов'язана з іншим програмним забезпеченням Google. Не хвилюйтесь; процес все ще неймовірно простий.
У цьому посібнику ми розповімо, як створити папку на Диску Google, щоб упорядкувати документи Google.
Як зробити папку на Диску Google
Щоб створити папку на Диску Google, вам потрібно буде відкрити бажаний веб-переглядач. Потім перейдіть на Google Диск, увійдіть, і ви отримаєте доступ до всіх своїх файлів і документів перед вами.
Звідси ви можете або створити новий документ для організації, або вибрати той, який у вас уже є, який потрібно розмістити.
Внутрішня документаційна організація
Якщо ви перебуваєте в документі Google Docs, ви можете перейти до ключа папки поруч із заголовком. Звідти вам надається можливість назвати нову папку або додати документ до існуючої. Якщо ви хочете додати до вже наявної, натисніть на позначену папку та виберіть "Перемістити сюди", і документ буде розміщений у цифровому просторі зберігання.
Організація поза документами
Як ви знаєте, Google Drive керує Документами Google, Таблицями Google та Слайдами Google. Це дає змогу впорядкувати всі три сегменти та ідеї теми в один.
Якщо ви перебуваєте на Диску Google, але не в жодному конкретному документі, ви опинитесь у списку всіх своїх файлів. Щоб упорядкувати їх, перейдіть у верхній лівий бік та виберіть кнопку «Нове». З цього випадаючого списку прокрутіть вниз до сегмента «Папка», і з’явиться новий. Назвіть назву папки, і вона відобразиться у вашому списку документів.
У цьому списку папки вище, ніж файли, тому пам’ятайте про це. У цьому меню у вас є кілька різних варіантів організації. Ви можете перетягнути свої дані поверх папок, і вони розмістять їх там. Або ви можете клацнути файл правою кнопкою миші та вибрати "Перемістити до", і він надасть список папок, у які можна перемістити документ.
Обидва неймовірно швидкі, і кожен спосіб зробить саме те, що вам потрібно для цього: впорядкуйте свої файли та документи.
Керування папками
Після того, як у вас будуть організовані ваші файли, ви можете ввести новий рівень прибирання: упорядкування папок.
Ви можете копіювати та вставляти папки, переміщувати їх у підпапки, видаляти їх тощо. Щоб керувати папкою, просто клацніть її правою кнопкою миші у списку та виберіть потрібний варіант із випадаючого меню.
Папки також полегшують обмін групами документів з іншими користувачами. Замість того щоб обмінюватися кожним файлом самостійно, ви можете створити папку для складання різних документів усередині і дозволити іншим керувати ним. Ділячись цим посиланням, користувачі з доступом можуть завантажувати нові документи, отримувати доступ до інших тощо в реальному часі. Більше не потрібно чекати завантаження документа, а потім ділитися ним вручну після того, як чекаєте весь цей час - поширена скарга у частих співробітників Google Диска.
Зовнішні можливості
Ви також можете відкрити папки Диска в інших додатках, таких як додаток для ділового чату, Slack або програма управління, Airtable. Папки також можуть мати різні кольори, і ви можете поставити їх зірочкою для ще більш простого доступу. Можливості організації файлів Google Диска нескінченні.
Тепер, коли ви знаєте, як впорядкувати файли Google Диска, переконайтеся, що витратите якийсь час на з'ясування найкращого для вас процесу. Деяким людям подобаються різні папки для всього, тоді як інші воліють згрупувати великі групи в одну папку з вкладеними папками. Так чи інакше, фантастична організаційна система Google Drive надасть вам інструменти, щоб продовжувати роботу вперед, а не витрачати час на пошук різних документів і файлів.
