Microsoft Excel протягом багатьох років домінує на ринку електронних таблиць. Ділові та домашні користувачі покладаються на Excel для організації та аналізу своїх даних. Що стосується контрольних списків, бюджетів та фінансових записів, графіків або будь-якого іншого типу наборів даних, Excel дозволяє легко впорядкувати вашу інформацію. Були альтернативи за нижчими цінами, і навіть в деяких випадках безкоштовно, але якщо ви хотіли уявити найпотужнішу програму електронних таблиць, ви хочете використовувати Microsoft Excel.
Також дивіться нашу статтю Як видалити копії в Google Таблицях
Однак у 2006 році почала формуватися інша альтернатива. Саме тоді Google розгорнув таблиці, як частину веб-офісного набору для тексту, електронних таблиць та презентацій. Процес розробки тривав протягом багатьох років, і тепер Листи - хоча вони ще не відповідають фунту за фунт для Excel - мають великий відсоток стандартної функціональності Excel. Листи не коштують своїм користувачам сотень доларів на придбання - насправді це абсолютно безкоштовно. Хоча це не ідеальний продукт, кожен, хто шукає надійний інструмент електронних таблиць на рівні споживачів, дійсно не повинен виглядати далі, ніж Google Таблиці. Аркуші не можуть робити все, що може зробити Excel, але шанси це вам насправді не потрібні, щоб зробити все, що може зробити Excel. Якщо Sheets робить все, що потрібно для цього, тоді вам не потрібно купувати Excel.
Однак правда полягає в тому, що у Sheets все ще є багато обмежень, а деякі речі, які є тривіальними в Excel, - це трохи більше роботи в Sheets. Ви, мабуть, зіткнулися з проблемою, коли ви випадково додали дублюючі записи до своєї таблиці. Зрештою, чим більше даних ви додаєте, тим більше шансів на випадкове вставлення дублюваних даних у електронну таблицю, що може скинути набір даних, над якими ви так важко працювали. Це досить погано, але найгірша частина настає пізніше, коли ти намагаєшся оглянути свою роботу. Оскільки електронні таблиці можуть бути довгими документами, важко помітити та видалити дублікати з часом, що призводить до помилок обчислення у вашій роботі без очевидного джерела, звідки ця проблема виникає.
На щастя, ми знайшли кілька різних способів виділити дублікати всередині Google Таблиць. Важливо, щоб наш метод не видаляв автоматично повторювану інформацію, оскільки не всі дублікати є помилками. Але якщо це просто виділено, то ви можете визначити, які з них не потрібно бути там самі, не потрібно розчісувати всю таблицю., Я покажу вам кілька різних способів виділити або видалити повторювані дані в Таблицях.
Оскільки ми хочемо, щоб Google Таблиці автоматично виділяли нашу інформацію для нас, ми будемо використовувати формулу, щоб сказати Таблицям висувати та виділяти конкретну унікальну інформацію. Насправді два способи змусити Листи виділити скопійовану інформацію: перший виділяє всю дубльовану інформацію для підтвердження вручну, а другий копіює унікальні комірки у вибраний стовпчик, що дозволяє перевірити на наявність відмінностей та видалити, де це необхідно.
Спосіб 1: Виділіть дублікати за допомогою кольору
Що стосується можливості виявлення помилок у ваших електронних таблицях, використання кольорових виділень для прожектора будь-якої інформації, яка була введена неправильно, є найбільш очевидним, найпомітнішим шляхом. Виділяючи інформацію, легко визначити помилки дуже швидко, оскільки ви можете просто пропустити список вмісту, який потрібно ідентифікувати. На цьому кроці ми будемо використовувати червону підсвітку для виявлення нашого дублюючого вмісту, оскільки червоний привертає увагу (особливо порівняно зі звичайною білою та сірою кольоровою схемою Листів) та є універсальним кольором для повідомлень про помилки.
Почніть з відкриття файлу «Таблиці», який ви хочете перевірити. Ви хочете переконатися, що ваша інформація добре впорядкована як стовпцем, так і рядком, щоб легко перевірити вміст у вашому документі; не потрібно ускладнювати власну роботу. Тепер виділіть стовпець, який ви бажаєте сортувати у верхній частині документа, та виберіть «Форматування» у верхньому меню документа. Виберіть "Умовне форматування" зі списку параметрів цього меню, і в правій частині дисплея з'явиться альтернативне меню. У цьому меню виберіть діапазон, використовуючи відповідні комбінації літер та цифр (наприклад, від А1 до А76).
Вибравши свій вміст, змініть "Форматувати комірки якщо" на "Спеціальна формула" у спадному меню та введіть або вставте наступне без лапок: "= counttif (A: A, A1)> 1" у вікні нижче ваше меню. Це доповнить формулу вашого вмісту. Як тільки це встановлено, змініть стиль форматування, щоб виділити вміст на фоні червоної комірки та натисніть на значок "Готово" у вашому меню. Тепер ваша електронна таблиця виділить ваші дублікати клітинок червоним кольором, і ви зможете відсканувати вибір для будь-яких дублікатів. Переконайтесь, що всі існуючі дублікати є правильними, а потім видаліть ті, які не є. Закрийте меню форматування, і ви зможете відновити звичайний колір у ваших клітинках.
Спосіб 2: Скопіюйте лише унікальні комірки
Крім того, якщо ви бажаєте автоматично автоматично сортувати необроблені дані, копіювання лише унікальних комірок замість своїх дублікатів може бути дуже корисним для швидкого сортування та фільтрації. Якщо ви впевнені, що ваша інформація правильна, і ви бажаєте просто вилучити дублюючу інформацію, яка вам не потрібна, скористайтеся цим методом.
Як і з останнього кроку, почніть з відкриття документа, який ви хочете сортувати всередині Google Таблиць. Виділіть стовпець, який потрібно редагувати. Виділивши клітинку, натисніть на порожню клітинку у верхній частині порожнього стовпця, щоб переконатися, що ваша інформація переміщена в бік діаграми. Цей стовпець буде використаний для відображення результатів вашого сортування та формули нижче. Тепер у верхній частині документа у вікні формули введіть або вставте наступне без лапок: "= UNIQUE ()". Ця формула дозволить Листам скопіювати та відобразити лише унікальні введення комірок, а також проігнорувати будь-яку інформацію, яка копіює або дублює інші комірки. У круглих дужках вищевказаної формули переконайтеся, що введіть координати комірок за допомогою стандартного методу електронних таблиць (наприклад, введення тексту (A1: A75) сканує всю інформацію зі стовпця A рядка 1 до стовпця A рядка 75). Після введення нової інформації натисніть клавішу Enter, щоб перемістити свої нові дані до стовпця, який ви вказали раніше. Після цього ви можете перевірити вручну або імпортувати свої дані в робочу таблицю.
Спосіб 3: Використання надбудови
Слід зазначити, що існує кілька плагінів, доступних для використання в Google Таблицях онлайн через Веб-магазин Chrome, включаючи інструмент для автоматичного видалення дублікатів даних із документа. "Видалити дублікати" - це влучно названий інструмент, запропонований розробниками, здатний швидко знайти дублікати на всьому аркуші інформації або за допомогою пошуку до двох стовпців одночасно. Ви можете переміщувати, видаляти та виділяти результати так само, як це можна зробити із завданнями формули, наведеними вище, хоча цей процес набагато більш автоматизований, ніж ми бачили раніше, тому майте це на увазі, якщо ви хочете більше контролювати процес. Інструмент включає два налаштування майстра, які дозволяють вам знаходити та видаляти дублікати або унікальні якості з документа, що дозволяє легко відслідковувати інформацію під час проходження.
Загалом, використання інструменту майстра для пошуку вашої інформації може бути доцільним у довгостроковій перспективі для користувачів, які постійно шукають дублікати у своїх електронних таблицях і, зрозуміло, швидше витратять свій час на щось інше, але користувачі, яким потрібно перевірити лише один раз або двічі кожні кілька місяців може бути краще просто скористатись вищезазначеними інструментами формул, щоб вручну визначити їх інформацію. Зважаючи на це, "Видалити копії" має надійний рейтинг у Веб-магазині Chrome, із сильними відгуками та активною командою з розробки, яка реагує на критику та скарги. Загалом, це чудовий вибір, якщо ви хочете знайти більш спрощений спосіб сортування вмісту та пошуку дублікатів у електронній таблиці.
Спосіб 4: Використання інструмента "Видалити дублікати"
Пам'ятайте, я говорив вище про те, як Google продовжує розгортати нові функції, щоб додати потужність Листів? Отже, оскільки ця стаття була спочатку написана, вони фактично додали повнофункціональний інструмент «Видалити копії» до основного пакету. Це дуже простий інструмент для використання, і я пройду вас через нього. Давайте візьмемо типову електронну таблицю зі списком настільних ігор… і якщо ви уважно прочитаєте, ви побачите, що я вклав у список пару дублікатів.
Щоб використовувати інструмент, все, що нам потрібно зробити, - це вибрати область даних, де ми хочемо зняти копію. Зауважте, що ми можемо вибирати рядки або стовпці вільно; якщо ми включимо стовпець "Ціна", то функція "Видалити дублікати" буде розглядатись як Назва, так і Ціна, щоб визначити, чи є дублікат рядка чи ні. Після вибору області даних перейдіть до Дані-> Видалити дублікати. Приймайте значення за замовчуванням у діалогових вікнах, а voila - дедупликація робиться автоматично.
Спосіб 5: Використовуйте зведену таблицю для пошуку повторюваних рядків
Sheets реалізує повний набір функцій PivotTable, що є дуже зручним інструментом для більш уважного вивчення даних. Використання зведеної таблиці не видаляє автоматично повторювані рядки; швидше, це забезпечить розбиття рядків HAVE дублікатів, тож ви можете вручну переглянути ваші дані та побачити, що, якщо що, пішло не так. Створення зведеної таблиці трохи більше стосується інших методів, які я вам показав, але варто знати, як це зробити, і я пройду вас через це.
Спочатку виберіть усі дані таблиці, а потім перейдіть до Дані-> Зведена таблиця.
Ви можете скоригувати діапазон даних тут, якщо бажаєте, а також вирішити, куди має рухатися зведена таблиця. Я покладу його на новий аркуш і прийму діапазон, який я йому вже надав. Коли ми натискаємо «Створити», в точці вставки відкриється порожня PivotTable…, але порожній PivotTable не приносить нам користі. Ми мусимо сказати, яку інформацію проаналізувати.
Ми виберемо "Додати" поруч із рядками та додамо рядок "Назва". Потім у розділі Значення ми виберемо «Додати» та знову «Заголовок», а потім приймемо функцію COUNTA за замовчуванням. (Якщо ми шукали дублюючі числові дані, ми б використовували COUNT; COUNTA призначений для підрахунку текстових полів.)
Як тільки ми зробимо ці вибір, PivotTable автоматично оновлюється, і тепер ми можемо побачити кінцевий результат.
Зауважте, що стовпець COUNTA має кількість разів, коли кожен заголовок відображається. У більшості заголовків є 1, але осі та союзники та замок ризик показують 2. Це означає, що в діаграмі є два екземпляри кожного з цих назв. Як бачимо, метод PivotTable дещо більше задіяний, але він також дає конкретний звіт про те, де можна знайти ваші дублікати, що може бути дуже корисно для аналізу даних.
***
Електронні таблиці часто бувають дещо складнішими, ніж аналогічні документи, створені в Документах Google або в Microsoft Word. Оскільки вони створені для роботи з організованими даними, важливо переконатися, що ваш вміст завжди є точним. Зберігання дублікатів клітинки у ваших файлах дійсно може спричинити серйозні проблеми з вашими даними, якщо ви не будете обережні, особливо при спробі сортування фінансової інформації у корисну електронну таблицю. Складні питання, намагаючись самостійно знайти помилкову клітинку, може бути клопотом, що майже неможливо, якщо електронна таблиця велика. На щастя, виявити, видалити та видалити однакові комірки даних напрочуд легко в Google Таблицях, що є позитивним, якщо ви постійно працюєте з електронними таблицями у своєму щоденному робочому процесі. І якщо ви шукаєте щось, що полегшує сортування вмісту, ви завжди можете використовувати доповнення, як-от Видалити дублікати, щоб переконатися, що ваша інформація добре сортована та впорядкована. У 2019 році немає причин зберігати брудну, заповнену помилками електронну таблицю, тому переконайтесь, що ваші дані правильні та ваша інформація перевірена за допомогою описаних вище методів.
Хочете отримати більше інформації про Google Таблиці?
Пошук дублікатів - одне, але ви повинні перевірити наш підручник щодо того, як рахувати дублікати в Google Таблицях.
Статистики використовують функцію абсолютного значення для багатьох цілей, і ми покажемо вам, як використовувати абсолютне значення в Google Таблицях.
Хочете захистити свої електронні таблиці? Ось як заблокувати формулу в Google Таблицях.
Якщо ви хочете порівняти дані між стовпцями, перегляньте наше повне керівництво зі порівняння стовпців у Google Таблицях.
Чи знаєте ви, що ви можете зберігати інформацію про календар і графіки в Таблицях? Просто прочитайте наш підручник із роботи з інформацією про дату та час у Google Таблицях.
