CSV-файл - це файл значень, розділений комами, який використовується для транспортування даних між базами даних, електронними таблицями або системами. Це майже універсальний метод, який дозволить вам завантажити список продуктів з Інтернету та імпортувати його в Excel, не втрачаючи при цьому значення. Створення CSV-файла дуже просто, якщо дотримуватися кількох простих правил.
Також дивіться нашу статтю Як створити випадаючий список у Excel
Використання коми для розділення значень поширене в системах і працює на нашу користь тут. Програма, в яку ви імпортуєте дані, зазвичай відокремлює записи, як тільки вона побачить кому, щоб правильно налаштований набір даних міг бути точно розподілений між системами. Це дуже корисний спосіб передачі даних.
Я дуже часто використовую файли CSV при створенні сторінок продуктів для веб-сайтів. Ви можете створити таблицю дуже легко, якщо відформатувати плоский файл (саме так називається CSV) та імпортувати його на сайт або в CMS, що контролює сайт. Якщо ви працюєте в електронній комерції або будь-якому веб-магазині, ви вже будете дуже добре знайомі з ними.
Створіть файл CSV
Якщо ви користувач Windows, ви, швидше за все, використовуєте Excel для створення електронної таблиці. Користувачі Apple можуть використовувати Excel або Numbers. Так чи інакше, процес створення файлу CSV схожий.
- Наповніть свою електронну таблицю будь-якими потрібними даними.
- Виберіть «Файл» та «Зберегти як».
- Виберіть пункт призначення, а потім виберіть CSV у розділі "Зберегти як тип" у нижній частині вікна.
- Виберіть Зберегти.
Поки дані мають правильний формат, вони повинні правильно зберігатись. Якщо ви бачите помилку, наприклад "Цей файл може містити функції, несумісні з CSV", це означає, що в даних є форматування, яке не буде використовуватися під час відкриття файлу. Просто продовжте збереження.
Якщо ви плануєте використовувати файл у Excel відтепер, було б непоганою ідеєю зберегти копію у форматі .xls. Це дає змогу розширити дані на кілька сторінок, додати формули, форматування та все те хороше, що ви можете зробити з Excel.
Якщо ви використовуєте Numbers, можливо, вам доведеться видалити форматування перед імпортом у нього.
- Вставте свої дані в TextEdit і змініть формат на звичайний текст.
- Збережіть файл із розширенням .csv. Змініть його в Finder вручну, якщо ви не можете зберегти його як .csv.
- Відкрийте номери та відкрийте файл, який ви тільки що створили.
- Якщо формат правильний, збережіть нову копію, щоб ви могли відкрити її швидше наступного разу.
Поки форматування правильне, і ви зберегли оригінал у простому тексті, а не в RTF, аркуш повинен відкриватися правильно в Numbers так само, як і в Excel.
Створення сумісних файлів CSV
Крім того, щоб переконатися, що кожна точка даних розділена комою, що ще має мати повністю сумісний файл CSV? CSV - це досить гнучкий формат, але, дотримуючись кількох логічних правил, можна гарантувати, що ваш файл сумісний із найширшим вибором програм.
- Перш за все, кома. Усі точки даних повинні бути розділені комою, щоб вони були повністю сумісні з більшістю програм електронних таблиць. Ви можете використовувати трубу або вкладку (з обмеженими вкладками), але не всі електронні таблиці будуть форматувати її правильно.
- Використовуйте окремі рядки для кожного запису. Ви можете запускати рядок скільки завгодно, поки це один запис. У кількох записах має бути кожен рядок.
- Не використовуйте пробіл між комою. Хоча Excel ігнорує простір, деякі старі програми електронних таблиць цього не роблять. Для максимальної сумісності не додайте додаткового простору між точкою даних та комою.
- Використовуйте подвійні лапки, якщо точка даних містить власну кому. Наприклад, "Чикаго, Іллінойс" потребує "", щоб повідомити в електронній таблиці, що кома між Чикаго та ІЛ повинна міститися там і не є частиною форматування.
- Якщо точки даних містять подвійні лапки, їм потрібні подвійні подвійні лапки. Наприклад, "Дейв каже, що цей продукт - це круто", його потрібно відформатувати "" Дейв каже, що цей продукт крутий ". Це повідомляє електронній таблиці, щоб вона включала внутрішній набір подвійних лапок.
Існує ще безліч «правил» для створення сумісних файлів CSV. Ви можете їх знайти тут на сторінці CSV Вікіпедії. Я вважаю, що це єдині, про які ви дійсно повинні знати, якщо створити більшість плоских файлів для використання в електронних таблицях або в Інтернеті.
Чи є інші поради щодо створення файлів CSV? Розкажіть про них нижче, якщо ви це робите!
