На днях мені поставили запитання, коли хтось показував, як користуватися Gmail, і це не перший раз, коли я чув це. Питання було "Як створити копії чернеток у Gmail, щоб відповісти клієнтам не потрібно довго?" Поки я намагаюся регулярно відповідати на питання TechJunkie, я вважав, що це головний кандидат.
Також дивіться нашу статтю Як замовити Gmail за розміром
Що насправді задає питання, це більше про шаблони електронної пошти, ніж збереження копій чернетки. Я показував комусь, як налаштувати автовідповідачі та етикетки для своєї нової ділової електронної пошти. Вони хотіли, щоб якісь електронні листи, що надходили на коробці, надсилали клієнтам, щоб вони тривали їх у циклі, не замикаючись адміністратором цілий день. Відповідь - створити шаблони електронної пошти.
Ви можете створювати їх копії і зберігати їх як чернетки, якщо ви хочете, але ви можете зробити набагато більше з шаблонами.
Шаблони електронної пошти
Шаблони електронної пошти - це заощаджувальна грація всіх власників малого бізнесу або тих, хто виявляє одне й те саме в одних і тих же електронних листах. Я використовую їх з тих пір, як заснував власну справу, і вони врятували мене багато сотень годин за ці роки.
Шаблони електронної пошти також можуть зробити вас більш професійним. Ви можете відповісти швидше, і простий "Дякуємо за вашу електронну пошту, одна наша команда зв’яжеться безпосередньо з вами протягом 24 годин", і клієнт може почувати себе цінуваним. Враховуючи, наскільки це легко зробити, настійно рекомендую їх використовувати.
Як створити шаблони електронної пошти в Gmail?
Gmail-шаблони викликів виклику консервованих відповідей, і вам потрібно ввімкнути цю функцію, перш ніж ви зможете їх використовувати. Після цього ви можете створити стільки шаблонів електронної пошти, скільки вам подобається.
- Відкрийте Gmail та увійдіть.
- Виберіть піктограму меню зубців у верхньому лівому куті та виберіть Налаштування.
- Виберіть вкладку "Лабораторії".
- Увімкніть параметри відповідей (шаблонів), щоб увімкнути.
- Виберіть Зберегти зміни внизу сторінки.
Тепер функція включена, ми можемо почати створювати шаблони. Ви робите це з папки "Вхідні" в Gmail, тому ми рухаємось далі.
- Виберіть Створити електронну пошту зі своєї папки "Вхідні".
- Створіть електронний лист, який ви хочете створити, як зазвичай.
- Виберіть сіру стрілку вниз у правій нижній частині вікна електронної пошти.
- Виберіть "Консервовані відповіді" та "Нова відповідь".
- Дайте йому значущу назву та виберіть ОК, щоб зберегти.
Після збереження вашої консервованої відповіді ви можете сміливо видалити чернетку.
Складаючи свою консервовану відповідь, вам потрібно врівноважити особистий контакт з тим, щоб бути достатньо загальним, щоб ви нікого не образили. Це означає або залишити такі речі, як імена та дати, з електронної пошти та замінити їх на часові шкали. Або ви можете додати ці особисті штрихи вручну перед надсиланням. Останнє є кращим, оскільки особистий дотик створює відносини, на яких можна побудувати. Це не завжди можливо, тому вам доведеться використовувати своє судження.
Використання шаблону електронної пошти
Тепер ви створили свій шаблон електронної пошти чи відповідь із консервами, саме час його використовувати. Коли ви отримаєте свою першу можливість використовувати шаблон, зробіть це:
- Виберіть Відповідь з електронного листа, на який ви хочете відповісти.
- Виберіть сіру стрілку вниз у правій нижній частині екрана.
- Виберіть Консервовані відповіді та виберіть створену відповідь.
- Додайте персоналізовані дані, щоб зробити електронну пошту релевантною.
- Надіслати.
Можна зробити те ж саме, скориставшись Compose та створивши свіжу електронну пошту, але я знаходжу метод відповіді набагато швидше.
Використання вашої відповіді в якості консервованого повідомлення електронною поштою
Зробивши ще один крок шаблону електронної пошти, як щодо налаштування консервованої відповіді як автовідповіді на вхідний електронний лист. Вам доведеться зберігати свою консервовану відповідь загальною, але це прекрасний спосіб визнати замовлення чи запити та створити добрі стосунки зі своїм клієнтом.
- Відкрийте Налаштування в Gmail та виберіть вкладку Фільтри.
- Виберіть текстове посилання Створити новий фільтр.
- Створіть критерії для запуску фільтра. Це, ймовірно, буде для вас унікальним, тому виберіть щось, що працює.
- Виберіть Створити фільтр при цьому пошуку в нижній правій частині вікна.
- Виберіть Надіслати відповідь із консервами та відповідь, яку ви хочете використовувати.
- Виберіть Створити фільтр.
Тепер, коли будуть виконані критерії фільтра, Gmail автоматично надсилатиме вашу відповідь із консервацією. Це ідеально підходить для підтверджень або оновлень, і його можна встановити на декілька способів. Перерахувати їх тут неможливо, але ви впізнаєте шаблон у своїх електронних листах, який ви можете використовувати. Наприклад, усі електронні листи надсилаються на вашу електронну адресу або будь-який електронний лист із написом "Замовити". Ви отримуєте ідею.
