Як автоматично включати підпис у електронні листи Outlook

Додавання підпису до вашого електронного повідомлення надає йому нотку професіоналізму. Накидання логотипу та вашої контактної інформації надає рекламу торгової марки в іншому випадку за допомогою кореспонденції. Він надає тим, хто бажає зв’язатися з вами іншими способами, можливість зробити це. Створення та використання підпису в Microsoft Outlook - досить просте завдання. Ви навіть можете створити кілька персоналізованих підписів, щоб перейти на примху залежно від вашої цільової аудиторії.

Однак Outlook буде підписувати підписи лише до щойно відправлених або пересланих електронних повідомлень. Електронні листи, які ви надіслали до створення підпису, все одно будуть відсутні. Щоб додати підпис до старих повідомлень, вам потрібно буде зайти в налаштування Outlook та змінити кілька речей.

Ваш підпис може містити текст, зображення, вашу електронну візитну картку, логотип або навіть зображення рукописного підпису. Ви можете налаштувати Outlook таким чином, щоб підписи автоматично додавалися до всіх вихідних повідомлень або створювали свій підпис і додавали його до повідомлень у кожному конкретному випадку.

Додавання підпису до вашої кореспонденції Outlook

Етапи розшифровки електронних листів із підписом залежатимуть від версії Outlook, яку ви зараз використовуєте. Існує процес для тих, хто використовує старіші версії програмного забезпечення (2007 - 2010) та версії для новіших версій (2010+), а також користувачів Microsoft Office 365.

Почнемо з найновіших версій.

Версії Outlook 2010 ++, включаючи Outlook для 365

Щоб створити новий підпис для електронної пошти Outlook:

1. Клацніть, щоб створити новий електронний лист.
2. Клацніть на Підпис, а потім Підписи на вкладці "Повідомлення".
   • Залежно від розміру вікна Outlook та від того, чи складаєте ви повідомлення електронною поштою чи відповідь чи пересилаєте, вкладка "Повідомлення" та кнопка " Підпис" можуть знаходитись у двох різних місцях. Однак кнопка "Підпис" зазвичай супроводжується файлом "Вкласти" та " Вкласти елемент" у розділі "Включити" меню "Повідомлення".
3. На вкладці "Підпис електронною поштою" прямо під вікном "Вибрати підпис для редагування" виберіть команду Створити та додайте ім'я для нового підпису у діалоговому вікні "Новий підпис".
4. Трохи під "Редагувати підпис" складіть свій підпис усередині передбаченої області.
   • Вікно надає вам можливість змінювати шрифти, кольори шрифту та розміри, а також вирівнювання тексту.
   • Щоб додати посилання та зображення до підпису електронної пошти, змінити шрифти та кольори та обґрунтувати текст, ви можете зробити це за допомогою міні-панелі форматування в розділі "Редагувати підпис".
   • Ви можете навіть створити більш надійний підпис за допомогою куль, таблиць або рамки, використовуючи Microsoft Word для форматування тексту. Потім перенесіть його за допомогою простої копії ( Ctrl + C ) та вставте ( Ctrl + V ) на підпис у поле "Редагувати підпис".
   • Ви також можете додати у свій підпис піктограми та посилання соціальних мереж, до яких я торкнуся пізніше.
5. Після підпису таким чином, як ви хочете, у розділі "Вибрати підпис за замовчуванням" встановіть наступні параметри:
   • Виберіть обліковий запис електронної пошти, з яким потрібно пов’язати свій підпис, використовуючи спадне меню "Обліковий запис електронної пошти". Ви можете мати різні підписи для кожного облікового запису електронної пошти, який ви використовуєте для Outlook.
   • Щоб ваш підпис автоматично додався до всіх майбутніх повідомлень, натисніть спадне меню «Нові повідомлення» та виберіть підпис. Якщо ви не хочете, щоб воно було встановлено як автоматичне за замовчуванням, виберіть (немає) . Це дозволить зробити так, щоб кожне нове повідомлення, яке ви надсилаєте, взагалі не було підпису, включаючи переслане та відповіте на нього.
   • Щоб підпис з’явився у ваших повідомленнях, на які ви відповідаєте та пересилаєте, натисніть спадне меню «Відповіді / переслати» та виберіть підпис. Це додасть цей підпис автоматично під час кожного відповіді або пересилання електронного листа. Щоб не встановити цей набір, виберіть (немає) замість цього.
6. Тепер, коли це закінчилося, натисніть кнопку ОК, щоб повернутися, щоб зберегти свій підпис та повернутися до нового повідомлення.
   • Важливо зазначити, що поточне повідомлення, в якому ви створили підпис, не матиме підпису на місці. Чомусь підпис з’явиться лише в поданих нижче повідомленнях. Підпис вам потрібно буде додати вручну, якщо ви з нетерпінням чекали його використання.

Вставлення підпису вручну

Для нового повідомлення, яке ви розпочали для створення підпису, або тих, хто не хоче автоматично встановити підпис, ви все одно можете вставити підпис вручну.

Робити так:

1. Відкривши повідомлення електронної пошти, натисніть на вкладку "Повідомлення" та виберіть " Підпис" .
2. Це відкриє вилітне меню із відображенням усіх збережених підписів, які ви створили. Виберіть підпис, який ви хочете використовувати, з опцій, натиснувши на нього. Тепер воно з’явиться у вашому поточному повідомленні.

Додавання до підпису логотипу чи зображення

Зазвичай бренди вимагають логотипів. Щоб додати до підпису зображення, як логотип чи піктограму соціальних мереж:

1. Відкрийте нове повідомлення електронної пошти та натисніть на вкладку "Повідомлення".
2. Клацніть на Підпис, а потім Підписи .
3. Виберіть підпис, до якого потрібно додати логотип чи зображення, вибравши його у полі "Вибрати підпис для редагування".
4. Клацніть на піктограмі Додати зображення, знайдіть зображення, яке ви хочете додати, з файлів ПК, а потім виберіть Вставити .
   • Ви можете змінити розмір зображення або логотипу, клацнувши правою кнопкою миші зображення та вибравши Зображення у меню параметрів. Перейдіть на вкладку "Розмір" і скористайтеся наданими опціями, щоб змінити розмір зображення до ваших характеристик.
   • Поставте прапорець "Заблокувати співвідношення сторін", щоб зберегти пропорції зображення.
5. Після зміни розміру зображення та готовності до перегляду натисніть кнопку ОК .
6. Виконайте це, натиснувши ще раз ОК, щоб зберегти всі зміни, які ви щойно внесли у свій підпис.

Версії Microsoft Outlook 2007 - 2010

Щоб створити новий підпис за допомогою старішої версії Microsoft Outlook:

1. Виберіть для створення нового повідомлення.
2. Перейдіть на вкладку «Повідомлення» та виберіть Підпис у розділі «Включити».
3. Клацніть на підписи, коли воно спливе.
4. На вкладці "Підпис електронною поштою" натисніть кнопку Створити .
5. Введіть ім’я для свого підпису та натисніть кнопку ОК .
6. Введіть текст, який потрібно включити до свого підпису, у полі "Редагувати підпис".
   • Ви можете відформатувати текст, виділивши текст, який потрібно відредагувати, а потім скориставшись кнопками стилю та форматування для потрібних параметрів.
   • Додаючи додаткові елементи, такі як зображення, гіперпосилання та картки електронного бізнесу, клацніть місце, де ви хочете, щоб елемент з’явився, і:
     • Електронна візитна картка - натисніть кнопку Візитна картка, а потім натисніть один із контактів у списку "Подано як". Натисніть кнопку ОК .
     • Гіперпосилання - Клацніть піктограму Гіперпосилання та введіть (або вставте) URL-адресу, до якої ваше посилання з'єднає текст. Натисніть кнопку ОК .
     • Зображення / Малюнок - Клацніть піктограму Зображення, знайдіть зображення, яке ви хочете завантажити до свого підпису, виберіть його та натисніть кнопку ОК .
7. Після завершення редагування натисніть кнопку OK, щоб завершити створення підпису.
   • Електронний лист, який ви зараз відкрили для створення підпису, не матиме підпис автоматично доданий до нього. Це потрібно буде зробити вручну.

Додавання підпису до повідомлень електронної пошти

Підписи можна додавати автоматично або вручну до всіх вихідних повідомлень, відповідей та пересилань. На один надісланий електронний лист можна використовувати лише один підпис, тож якщо ви вирішите автоматично встановити один набір, найкраще, якби підпис був орієнтований на більш широке коло аудиторії.

Щоб автоматично вставити підпис до свого електронного повідомлення:

1. Створіть новий електронний лист.
2. Перейдіть на вкладку "Повідомлення" і натисніть підпис, розташований у розділі "Включити".
3. Клацніть на підписи, коли воно спливе.
4. Знайдіть "Вибрати підпис за замовчуванням", натисніть спадне меню "Список облікових записів електронної пошти", виберіть обліковий запис електронної пошти, з яким потрібно пов’язати підпис.
5. Виберіть підпис, який потрібно включити, вибравши його зі списку "Нові повідомлення".
   • Для переадресації та відповідей, щоб додати підпис, виберіть підпис зі спадного списку "Відповіді / переадресації". Клацніть (немає), якщо ви хочете, щоб не було підпису, вийдіть зі своїми відповідями та пересилаючими електронними повідомленнями.
6. Клацніть OK, щоб зберегти налаштування підпису.

Щоб вручну додати підпис до свого електронного повідомлення:

1. Створіть нове електронне повідомлення.
2. Перейдіть на вкладку "Повідомлення".
3. Клацніть на Підпис, знайдений у розділі «Включити».
4. Виберіть підпис, який ви хочете вставити, натиснувши на нього безпосередньо.

Підпис тепер з’явиться у вихідному повідомленні. Якщо ви вибрали неправильно або просто хочете видалити підписаний вами підпис, виділіть підпис у повідомленні та натисніть Видалити (або Backspace ) на клавіатурі.

Використання облікового запису Microsoft Office 365 з Outlook.com

Для тих, хто використовує Outlook в Інтернеті з обліковим записом Microsoft Office 365, вам потрібно створити підпис в обох продуктах.

Для створення та використання підписів електронної пошти в Outlook в Інтернеті:

1. Увійдіть до свого облікового запису Outlook.com та відкрийте " Налаштування", натиснувши на значок зубчастого колеса вгорі сторінки.
2. Клацніть по пошті, а потім створити та відповісти .
3. Введіть свій підпис у області підпису електронної пошти.
   • Ви можете використовувати надані параметри форматування, щоб змінити зовнішній вигляд підпису на свій смак.
   • Ви можете мати лише один підпис на один обліковий запис.
   • Щоб підпис автоматично з’являвся автоматично за всіма майбутніми повідомленнями, поставте прапорець у полі "Автоматично включати мій підпис до нових повідомлень, які я складаю". Це робить це таким чином, щоб усі майбутні складені електронні листи мали ваш підпис внизу.
   • Для переадресації та відповідей знадобиться галочка у полі "Автоматично включати мій підпис у повідомленнях, які я пересилаю або відповідаю".
   • Не перевіряючи жодного з цих параметрів, вам потрібно буде вручну додати свій підпис до кожного електронного повідомлення, яке ви створили вперед.
4. Закінчивши правки, натисніть Зберегти .

Щоб додати свій підпис вручну:

1. У своїй поштовій скриньці виберіть Нове повідомлення.
2. Складіть своє повідомлення в повному обсязі та натисніть на піктограму з трьома крапками.
3. Звідси виберіть Вставити підпис .
4. Як тільки ваше повідомлення готове вийти, натисніть кнопку Надіслати .