Відстеження номерів рахунків-фактур може бути дуже важливим. Всі номери рахунків-фактур є послідовними, тому спроба ввести їх вручну має можливість помилок людини, забезпечуючи менш оптимальні результати. Запам'ятати наступне число в послідовності не завжди легко, особливо коли числа починають зростати. Забувши попередній номер, ви можете закінчити трохи перекриття електронної таблиці Excel, що може створити хаос далі за лінією.
Також дивіться нашу статтю Як видалити всі порожні стовпці в Microsoft Excel
Уже досить складно запам’ятати, де ви залишили ключі або взяти щось із морозилки на вечерю, вам ще не знадобиться достатній кран пам'яті. Натомість, можливо, найкраще, щоб Excel автоматично генерував номери рахунків-фактур за вас.
«Це було б неймовірно корисно. То що мені робити? "
Наскільки мені відомо, є два способи, за допомогою яких ви можете мати номери рахунків-фактур, які автоматично генеруються в Excel. Ця стаття пояснить їх обох, щоб уникнути перекриття рахунків-фактур і більше не потрібно метушитися над тим, який номер наступний.
Автоматична генерація рахунків-фактур для Excel
Як уже згадувалося, є два способи автоматичного додавання номерів рахунків до електронної таблиці або робочої книги Excel. Перший полягає у використанні формули у VBA (Visual Basic for Applications), щоб генерувати номери рахунків-фактур для однієї робочої книги. Другий спосіб - використовувати Kutools для функції Excel Insert Sequence Numbers. Цей параметр дозволить генерувати номери рахунків-фактур у кількох електронних таблицях та робочих книгах.
Спосіб 1: Автоматичний генератор номерів рахунків-фактур із використанням Visual Basic для додатків
Починати:
Ви можете створити нову робочу книгу або відкрити існуючу книгу, яку ви хочете використовувати для автоматичного створення номера рахунків-фактур.
Знайдіть і виділіть порожню клітинку (клацніть лівою кнопкою миші на ній) та введіть перший номер, який використовуватиметься як початковий номер для всіх номерів рахунків-фактур. Ви можете вибрати щось на зразок 00000 або 10000 як вихідну точку. Для нашого прикладу ми будемо використовувати 00000, і він буде розміщений у комірці C3.
Натисніть Alt + F11, щоб відкрити діалогове вікно Microsoft Visual Basic for Applications. Розгорніть свою поточну робочу книгу (VBAProject, можливо, вона з’явиться як Book 1, якщо нова) та двічі клацніть на ThisWorkbook.
Ви можете ввести наступний код або просто скопіювати та вставити (виділіть код та натисніть Ctrl + C, а потім клацніть лівою кнопкою миші на вікні та натисніть Ctrl + V ) код у вікні, що відкривається.
VBA: Генератор голосових номерів
| 1 2 3 | Приватна підручник Діапазон ("C3"). Значення = Діапазон ("C3"). Значення + 1 Кінець Під |
"С3" - це клітинка, в якій ви ввели свій початковий номер рахунка-фактури. Переконайтеся, що змінити його в коді, перш ніж вставити його у вікно.
Наведені нижче формули дозволять вам перевірити номери рахунків-фактур. Вони можуть бути важко запам'ятовуватися безперервно, але ви завжди можете зберегти їх як запис автотексту, якщо вам потрібно буде знову використовувати їх у будь-який час.
| Немає. | Формула | Номери рахунків-фактур |
| 1 | = "Назва компанії" та ТЕКСТ (СЬОГОДНІ (), "yymmdd") та C3 | Назва компанії14120910000 |
| 2 | = "Назва компанії" та ТЕКСТ (СЬОГОДНІ (), "0") та C3 | Назва компанії4198210000 |
| 3 | = "Назва компанії" та ТЕКСТ (ЗАРАЗ (), "MMDDHHMMSS") та C3 | Назва компанії120909581910000 |
| 4 | = «Назва компанії» та ТЕКСТ (ЗАРАЗ (), «0 ″» та C3 | Назва компанії4198210000 |
| 5 | = "Назва компанії" та RANDBETWEEN (100000, 999999) та C3 | Назва компанії44868510000 |
Пам'ятайте, що C3 у формулі - це клітинка, у якій ви розмістили початковий номер рахунку-фактури. "Назва компанії" зарезервований для тексту, який потрібно відображати у номерах рахунків-фактур. Змініть його на те, що вам підходить.
Ви хочете розмістити формулу в комірці для автоматичного створення рахунків-фактур. Це не та сама клітина, в якій ви маєте початковий номер рахунку-фактури, але вказана комірка для результатів. Після редагування формули, що відповідає вашим потребам, ви можете скопіювати та вставити її в комірку та натиснути клавішу Enter, щоб отримати номер рахунку-фактури.
Закінчивши, обов’язково збережіть поточну робочу книгу. Для цього натисніть « Файл», а потім « Зберегти» (або « Зберегти як би», подаючи нове або під іншим іменем) Введіть назву робочої книги та переконайтесь, що в полі " Зберегти як тип " встановлено значення Робоча книга з підтримкою макросів Excel (* .xlsm). Виберіть, де воно буде збережено, а потім просто натисніть кнопку Зберегти .
Щоразу, коли ви відкриваєте робочу книгу "Генератор номерів рахунків-фактур", номер рахунка-фактури буде на один номер більшим, ніж останній раз. Просто не забудьте зберегти робочу книжку перед тим, як закривати її кожен раз, інакше робота буде втрачена.
Спосіб 2. Додайте номер рахунка-фактури, використовуючи Kutools для Excel
Ті з вас, кому потрібен спосіб генерувати номери рахунків-фактур для декількох робочих книжок, знайдуть ті потреби, які задовольняються у використанні Kutools. Перший захищений метод розроблений лише для однієї електронної таблиці чи робочої книги і має сумну можливість перекриття, коли ви забудете зберегти. Kutools для Excel забезпечує виправлення обох цих питань та іншого.
Починати:
Як і раніше, виділіть і виберіть клітинку для номера рахунка-фактури. Потім вам потрібно буде натиснути Kutools, а потім Вставити і, нарешті, Вставити номер послідовності .
Коли з'явиться діалогове вікно Вставити номер послідовності, натисніть кнопку Створити . Це відкриє вікно редагування номера послідовності:
- Введіть ім'я у поле Ім'я послідовності, щоб назвати новою послідовністю номера рахунків-фактур.
- У поле приросту покладіть 1 .
- Введіть назву вашої компанії або інший текст, який ви хочете побачити на початку результатів номера рахунків-фактур, у полі Префікс (необов’язково) .
- Початковий номер для всіх майбутніх номерів рахунків-фактур можна ввести у поле Початковий номер. Цей номер може бути будь-яким, що вам захочеться, але найкраще буде просто. 00000 або 10000 було б достатньо. Якщо ви хочете, щоб цифри були невеликими, ви можете просто використовувати одну цифру, наприклад 0 або 1.
- Ви можете вказати кількість цифр, які будуть мати ваші номери рахунків-фактур, ввівши номер у полі Кількість цифр. Ви не можете помилитися з 5 або 6.
- Завершіть процес, натиснувши кнопку Додати .
Поки новостворена послідовність залишається обраною, натисніть Заповнити діапазон і натисніть кнопку Закрити, щоб вийти. Тепер, незалежно від того, в якій книжці ви використовуєте функцію Вставити номер послідовності, номер рахунку-фактури автоматично генерується з кожним номером, більшим від останнього.
