У робочих умовах обов'язково потрібно зберігати організовану папку "Вхідні", щоб підтримувати ефективність. Забруднена папка "Вхідні" може виявити досить великий біль, особливо коли ви змушені прокручувати гори старих листів, які вам більше не знадобляться. Свого часу ці старі електронні листи могли служити цілі, але з тих пір перетворилися на додаткові перешкоди під час пошуку конкретного електронного листа.
Також дивіться нашу статтю Як створити псевдонім Gmail
"Моя папка" Вхідні "- це катастрофа. У мене є електронні листи більше двох років тому. Мені справді потрібно це розташувати ».
Щоб уникнути багато часу, я б не рекомендував намагатися видалити всі старі електронні листи вручну. Натомість, завдяки допомозі фільтрів, ви зможете позбутися цих листів набагато швидше. Створюючи фільтр, ви можете видалити старі повідомлення на основі визначеного часового періоду. Єдина проблема, яку я можу побачити з використанням фільтрів, полягає в тому, що вони застосовуються лише до нещодавно отриманих повідомлень. Ви можете застосувати фільтри в майбутньому, щоб уникнути накопичення вдруге, але як бути з тими електронними листами, які заповнюють вашу поштову скриньку зараз?
Автоматичне видалення цих старих електронних листів Gmail
Є кілька речей, на які потрібно зайнятися, коли потрібно звільнити себе від старих, уже не потрібних електронних листів, що наштовхуються на вашу вхідну пошту Gmail. Я розповім, як налаштувати ваші фільтри, застосувати їх для подальшого використання та як позбутися від усіх поточних старих електронних листів за допомогою додатку Gmail, студії електронної пошти.
Налаштування фільтрів
Спочатку спочатку давайте встановимо ваші Фільтри .
Починати:
- Увійдіть до свого облікового запису Gmail за допомогою необхідних облікових даних.
- Знайдіть значок гвинтика / шестерні. Це меню налаштувань Gmail і його можна знайти у верхньому правому куті вікна. Клацніть на цьому значку, а потім виберіть " Налаштування" у спадному меню.
- Перейдіть на вкладку "Фільтри", а потім натисніть Створити новий фільтр .
- У полі введення "Має слова" введіть наступне - старше_що: x, де "х" - часовий інтервал повідомлень, які потрібно видалити. Це буде номер, за яким слід лист. Наступні листи стосуватимуться часових рамків. Вам доведеться використовувати "d" днями, "w" тижнями, а "m" місяцями. Прикладом може бути old_than: 3d, якщо ви хочете видалити електронні листи, старші трьох днів.
- Далі натисніть кнопку Створити фільтр за допомогою цієї кнопки пошуку .
- Заповніть поля, позначені "Видалити" та "Також застосувати фільтр до", встановити прапорець, натиснувши на них.
- Нарешті, натисніть Створити фільтр, щоб свідчити про те, що всі ваші старі електронні листи залежно від дати, яку ви тільки що встановили, переходять із папки "Вхідні" у вашу кошик.
Коли повідомлення видаляються в Gmail, вони миттєво не зникають із існування. Натомість ви можете знайти їх у своїй папці Кошик. Це означає, що ці електронні листи все одно будуть рахуватися з вашою загальною ємністю даних. Щоб позбутися їх у повному обсязі, ви можете зачекати, коли Gmail автоматично видалить їх через 30 днів, або видаліть їх усі зараз. Щоб виконати останнє, натисніть на папку Сміття та натисніть посилання Очистити кошик зараз .
Фільтр для майбутнього видалення (повторна заявка)
Назва цієї статті стосується автоматичного видалення. На жаль, фільтри неможливо запустити автоматично. Вам потрібно буде повернутися назад і ще раз застосувати фільтр до поточної папки вхідних повідомлень.
Щоб повторно застосувати фільтр:
- Поверніться до своїх Налаштувань, натиснувши значок Cog / Gear у верхньому правому куті вікна Gmail і виберіть Налаштування зі спадного меню.
- Перейдіть на вкладку «Фільтри».
- Оскільки ви вже створили фільтр раніше, тепер ви можете натиснути Редагувати, що знаходиться поруч із цим фільтром. Якщо ви раніше створили кілька фільтрів, ви можете легко знайти той, який хочете, як критерії для кожного фільтра будуть відображатися.
- Клацніть Продовжити у розділі, який відображається за вашими критеріями пошуку. Це буде екран, аналогічний тому, який з’явився під час встановлення оригінального фільтра.
- Ще раз нанесіть прапорець у поле поруч із пунктом "Також застосувати фільтр до".
- Цього разу, щоб активувати фільтр, натисніть Оновити фільтр . Усі ваші старі електронні листи, встановлені у визначений термін, тепер будуть вилучені у папку Кошик .
Студія електронної пошти
Студія електронної пошти оснащена чудовою функцією, яка автоматично видалить усі ваші старі електронні листи від вказаного відправника або тих, що знаходяться у певній папці. Вбудована функція автоматичної очищення допоможе зберегти вашу поштову скриньку Gmail набагато організованішою, що призведе до більш ефективного робочого середовища.
За допомогою студії електронної пошти ви можете архівувати та застосувати "Позначити як прочитане" до всіх електронних листів, які наразі знаходяться у вашій папці "Вхідні", які там уже більше трьох місяців. Це також дозволяє автоматично видаляти всі електронні листи зі своїх папок сміття та спаму через два дні. Як додатковий додатковий бонус, функція автоматичного очищення включає функцію відмови від підписки на електронну пошту, яка допоможе вам легко видалити свою електронну адресу з будь-якого з цих прикріх списків розсилки новин. Існує також багато іншого, на що можна додати, але я відчуваю, що ті, про які вже говорилося, підкреслюють саме те, що нам потрібно для цієї статті.
Базовий пакет безкоштовний у використанні, але щоб отримати максимальну користь від продукту, пропонується преміальна версія за ціною 29 доларів США щорічно. Оновлення дозволить вам створити кілька наборів правил очищення та включає планувальник електронної пошти, експедитор та автовідповідач.
Налаштування та ввімкнення автоматичної чистки в Gmail
Очевидно, що перше, що вам потрібно буде зробити, це завантажити та встановити надбудову Email Studio. Коли це буде досягнуто, ви зможете побачити піктограму студії електронної пошти на правій бічній панелі, коли ви відкриєте будь-яке повідомлення електронної пошти Gmail.
Щоб використовувати його:
- Відкрийте надбудову електронної пошти Studio та увійдіть за допомогою свого облікового запису Gmail.
- Ви побачите список варіантів. З цих варіантів виберіть інструмент "Очищення електронної пошти".
- Потім натисніть кнопку Додати нове правило, щоб налаштувати правило (подібне до того, що ви робили з фільтрами ).
- Для налаштування правила є дві частини - вам потрібно буде вказати умову, а потім дію. Подумайте «причина і наслідок». Дія запускається, коли задана умова буде виконана.
- Щоб встановити умову, ви зможете використовувати розширені параметри пошуку в Gmail, такі як newer_than або має: attachment або large_than . Скористайтеся ними, щоб допомогти вам знайти точну відповідність до електронних листів Gmail, які ви хочете заархівувати, відправити в кошик або переїхати до іншої папки.
- Після створення правила натисніть кнопку Зберегти . Тепер студія електронної пошти працюватиме у фоновому режимі, виконуючи перевірку виконання щогодини, виконуючи вказану дію, коли електронний лист відповідає умовам, пов’язаним із цим. Вам взагалі нічого не потрібно буде робити вручну.
