BCCing себе - дуже корисна річ для спостереження за електронними листами. Якщо ви віддаєте перевагу електронному листу, який ви надіслали у свою поштову скриньку, як правило, для подальшого контролю над ними, додавання власної електронної адреси як BCC - це правильний вибір. Однак люди часто не помічають цього при надсиланні важливого електронного листа, що призводить до того, що вони забувають продовжувати роботу. Це може легко призвести до проблем вниз.
На щастя, існує спосіб автоматичного контролю за допомогою BCC кожного разу, коли ви надсилаєте електронне повідомлення, що є надійним способом переконатися, що ви слідкуєте за кожним повідомленням електронної пошти. Однак увімкнення автоматичного самовключення BCC насправді не є простим. Він передбачає створення правила в Outlook.
Керування правилами та сповіщеннями
Авто BCC та CC - це велика річ в Outlook. Хоча для цього вам доведеться завантажити новий додаток для свого облікового запису електронної пошти на базі браузера, Microsoft Outlook дозволяє створити правило. Функцію правил можна знайти в меню " Керування правилами та сповіщеннями " у верхній середній частині екрана на вкладці " Головна" під значком Правил .
Клацніть Керувати правилами та сповіщеннями, і ви побачите нове вікно, яке дає можливість створити нове правило. Клацніть Нове правило у верхньому лівому куті цього вікна. Ви побачите 3 категорії: Будьте впорядковані, Будьте в курсі останніх і Почніть з порожнього правила . Виберіть Застосувати правило для повідомлень, які я надсилаю в категорії Пуск із порожнього правила .
Умови
У вікні Майстра правил ви можете вибрати, які електронні листи будуть надсилатися вам як BCC. Наприклад, перевіряючи конкретні слова в параметрах теми, ви створюєте правило автоматичного BCC для електронних листів з певними згаданими вами словами.
Оскільки ви надішліть електронний лист, ви можете використовувати цю розумну опцію для автоматичного сортування електронних листів. Ви можете додати слово "Спостереження" до списку конкретних слів та позначити електронні листи, які потребують подальшого використання цього слова.
Є також багато інших цікавих умов, які ви можете встановити для своїх електронних листів. Якщо ви хочете, щоб усі надіслані вами листи зберігалися у папці "Вхідні" як BCC, просто натисніть кнопку Далі, не перевіряючи жодного із перелічених полів.
Винятки
Винятки є по суті протилежними тут умовам. Як ви, напевно, здогадалися, саме тут ви окреслюєте ситуації, в яких не хочете включати себе як БЦК. Ви можете наслідувати той же приклад згори і використовувати виняток, якщо тема містить конкретні слова, щоб додати виняток. У цьому прикладі ви можете скористатися командою "не відстежувати", але це може створити безлад і навіть помилку, оскільки подальші слова вже є частиною ваших умов.
Можливо, вам краще, за винятком випадків, коли вони надсилаються людям або громадській групі, або за винятком випадків, якщо вони призначені для будь-яких винятків категорії .
Дії
Тут ви «програмуєте» дії, які застосовує це правило. Тобто саме тут ви вибираєте, що відбувається з електронними листами, для яких ви встановили умови. Ви хочете переконатися, що електронний лист, надісланий вами, потрапляє у вашу поштову скриньку, але, на жаль, тут не існує прямої автоматизації команд BCC. Це не означає, що ви не можете імітувати BCC.
Перш за все, виберіть Cc повідомлення людям або громадській групі на кроці Дії майстра правил. Тепер натисніть людей або громадську групу та введіть свою електронну адресу. Таким чином ви переконайтеся, що надісланий вами електронний лист, що відповідає встановленим умовам, потрапить у вашу поштову скриньку. Якщо ви не хочете, щоб ваша адреса електронної пошти публічно відображалась у надісланих електронних листах, у першому кроці встановіть прапорець Перемістити копію у вказану папку, натисніть посилання " Вказана папка " та виберіть папку "Вхідні".
BCC у папці "Вхідні"
Налаштування власної пошти відповідно до ваших потреб дасть вам величезну перевагу у вашій роботі. Це дозволить переконатися, що ваша поштова скринька є чітко відредагована, і хороша організація є важливою для будь-якої галузі роботи. Звичайно, майстер правил Outlook має більше випадків використання, ніж просто налаштування автоматичного BCC. Однак ретельно спланувати речі та переконатися, що винятки та умови не збігаються та що вони містять правильні типи електронної пошти є важливим.
Якісно зроблені правила BCC можуть допомогти вам у сортуванні поштової скриньки. Однак якщо ви зробите це погано, ви можете затопити папку "Вхідні", що створить ще більшу проблему, ніж та, яку ви вирішили вирішити.
Чи використовуєте ви автоматичний BCC в Outlook? Як ви це встановили? Які винятки та умови ви використовуєте та які інші правила ви створили?
