Як автоматично буквене позначення в листах google

Google Sheets та Microsoft Excel мають багато подібних функцій. Ті, хто більше знайомий з Excel, дізнаються, що хоча більшість функцій однакові, розміщення їх у Google Таблицях може стати перешкодою під час ознайомлення з програмою.

Також дивіться нашу статтю Як застосовувати формули до цілих стовпців у Google Таблицях

Можливість сортування та фільтрування ваших даних в алфавітному чи цифровому порядку - одна з найбільш часто використовуваних функцій Microsoft Excel. Те саме можна сказати і для Google Sheets. Однак спосіб виконання завдання може бути дещо іншим.

"Я більше знайомий з Excel, але мій начальник хоче, щоб ми зараз використовували Google Sheets. Організація електронних таблиць - частина роботи. Ви можете допомогти?"

Значна частина про Листи, як і в Excel, вам не доведеться турбуватися про вручну редагування, коли ви хочете сортувати або фільтрувати свої дані. Існує спосіб автоматичного їх сортування за стовпцями за допомогою функцій, що надаються на вкладках або за допомогою формули, яку можна розмістити безпосередньо в комірці.

Автоматичне впорядкування алфавітів Google Таблиць

Швидкі посилання

• Автоматичне впорядкування алфавітів Google Таблиць
  • Сортування даних та використання фільтрів
    • Сортування даних
    • Фільтрація даних
    • Використання фільтрів всередині електронної таблиці Google
    • Створення перегляду фільтрів
  • Таблиці Google: сортування за алфавітом на робочому столі
    • В алфавітному порядку сортуйте свої дані автоматично за допомогою формули
  • Таблиці Google: сортування за алфавітом на мобільних пристроях

Нижче описано, як ви можете автоматично упорядкувати свої дані Google Sheet. Я зупинюсь на тому, як це зробити в алфавітному порядку, але та сама інформація також може бути використана, якщо ви бажаєте впорядкувати дані чисельно.

Однак, перш ніж приступити до кінцевої мети, я хотів би трохи ознайомитися з тим, чим відрізняються сортування та фільтрування, як використовувати будь-який варіант для будь-якої ситуації, яка вам може знадобитися, а також перейти перегляди фільтрів.

Якщо ви вже отримали гідне розуміння сортування та фільтрування і хотіли б просто перейти до автоматичного алфавіту, ви можете пропустити далі статтю. Для всіх інших, хто хотів би чомусь навчитися, у нас є багато чого для висвітлення, тому почнемо.

Сортування даних та використання фільтрів

Під час аналізу та роботи в Google Таблицях все більше вмісту почне накопичуватися. Це коли здатність впорядковувати інформацію стає набагато важливішою. Google Таблиці дозволяють реорганізувати цю інформацію шляхом сортування та застосування до неї фільтрів. Зробити це можна як в алфавітному, так і в цифровому форматі, вибір залежить від вас. Ви також можете застосувати фільтр, щоб звузити дані і навіть приховати вибрані частини від перегляду.

Сортування даних

Щоб сортувати дані:

1. Відкрийте електронну таблицю у веб-переглядачі (бажано Google Chrome).
2. Виділіть клітинку або комірки, які ви хочете б сортувати.
   • Можна виділити одну клітинку лівою кнопкою миші, щоб виділити її. Для декількох комірок клацніть лівою кнопкою миші початкову клітинку. Утримуйте Shift і натисніть лівою кнопкою миші в закінчувальній комірці.
   • Кілька комірок також можна вибрати клацанням лівою кнопкою миші та утримуючи клавішу Ctrl та клацнувши лівою кнопкою миші іншу клітинку. Це допомагає, якщо комірки, які ви хочете сортувати, не є послідовними.
   • Щоб вибрати весь аркуш, натисніть верхній лівий кут аркуша або натисніть Ctrl + A одночасно.
3. Потім натисніть на вкладку "Дані" та виберіть Сортувати діапазон … з опцій.
4. У спливаючому вікні, якщо у ваших стовпцях є заголовки, поставте прапорець у полі поруч із рядком Дані має заголовок .
5. Виберіть стовпець, який спочатку потрібно сортувати, змінивши "Сортувати за" на цей стовпець. Потім виберіть порядок сортування, натиснувши або радіус AZ для зменшення чи ZA для зростання.
   • Якщо у вас є додаткове правило сортування, яке ви хочете застосувати, натисніть Додати інший стовпець сортування . Порядок ваших правил визначатиме спосіб сортування.
   • Ви можете натиснути піктограму Сміття праворуч від правила, щоб видалити її.
6. Завершити, натиснувши кнопку Сортувати, і ваш діапазон буде відсортований за вашими правилами.

Фільтрація даних

Додавання фільтрів до ваших даних дозволить приховати дані, які ви не хочете бачити. Ви все одно зможете побачити всі свої дані, коли фільтр буде вимкнено. Фільтри та перегляди фільтрів допомагають аналізувати набори даних у електронних таблицях.

Фільтри є кращими, коли:

• Усі, хто має доступ до вашої електронної таблиці, переглядають конкретний фільтр, коли він відкривається.
• Ви хочете, щоб видимі дані залишалися сортованими після застосування фільтра.

Тоді як перегляди фільтрів корисніші, якщо:

• Ви хочете назвати та зберегти кілька переглядів.
• Для електронних таблиць потрібні кілька переглядів для інших. Фільтри вмикаються окремими особами, тому це дозволяє їм переглядати різні фільтри одночасно, якщо хтось інший також може використовувати електронну таблицю.
• Спільний доступ до різних фільтрів з людьми важливий. Різні посилання перегляду фільтрів можуть надсилатися різним людям, надаючи всім, хто працює над електронною таблицею, найбільш релевантною для конкретної інформації.

Пам'ятайте лише, що фільтри можна імпортувати та експортувати за потреби, тоді як перегляди фільтрів не можуть.

Використання фільтрів всередині електронної таблиці Google

Коли до електронної таблиці додано фільтр, будь-хто інший, хто переглядає цю таблицю, може також побачити фільтри. Це також означає, що кожен, хто має дозволи на редагування, може змінити фільтр. Фільтр - це прекрасний спосіб тимчасового приховування даних у електронній таблиці.

Щоб фільтрувати ваші дані:

1. Відкрийте електронну таблицю у веб-переглядачі (бажано Google Chrome).
2. Виберіть діапазон комірок, який ви хочете відфільтрувати, використовуючи ті самі методи, що описані в розділі Сортування даних у статті.
3. Перейдіть на вкладку "Дані", а потім виберіть Створити фільтр . Це дозволить розмістити піктограму Фільтр у першій комірці вибраного діапазону. Усі комірки в межах фільтра будуть укладені в зелену рамку.
4. Клацніть піктограму « Фільтр», щоб відобразити такі параметри фільтра:
   • Фільтр за умовою - виберіть із переліку умов або напишіть власну. Наприклад, якщо клітинка порожня, якщо даних менше певного числа, або якщо текст містить певну букву чи фразу.
   • Фільтр за значеннями - зніміть прапорці з будь-якими точками даних, які ви хочете приховати, і натисніть кнопку ОК. Якщо потрібно вибрати всі точки даних, натисніть кнопку Вибрати всі . Ви також можете зняти прапорці з усіх точок даних, натиснувши Очистити.
   • Пошук - пошук точок даних, ввівши в полі пошуку. Наприклад, введення "J" скоротить ваш список лише до імен, які починаються з J.
5. Щоб вимкнути фільтр, просто натисніть на вкладку "Дані" ще раз та виберіть Вимкнути фільтр .
   • Дані можна сортувати, поки фільтр встановлений та увімкнено.
   • Тільки дані у відфільтрованому діапазоні будуть сортуватися при виборі сортування.

Створення перегляду фільтрів

Щоб створити, зберегти або видалити вигляд фільтра:

1. Відкрийте електронну таблицю у веб-переглядачі (бажано Google Chrome).
2. Перейдіть на вкладку "Дані", а потім виберіть Фільтрування представлень …, а потім Створіть новий вид фільтра .
3. Вид фільтру зберігається автоматично. Тепер ви можете сортувати та фільтрувати будь-які потрібні вам дані.
4. Закрийте подання фільтра, натиснувши кнопку "X" у верхньому правому куті електронної таблиці.
5. Клацніть піктограму Cogwheel у верхньому правому куті електронної таблиці для одного з наступних варіантів:
   • Перейменувати - змінити назву представлення фільтра.
   • Діапазон оновлення - це не так важливо, як це можна зробити безпосередньо на самому поданні фільтра. Це дозволяє змінювати діапазон комірок, вибраних для подання фільтра.
   • Дублікат - створює ідентичну копію поточному поданню фільтра.
   • Видалити - Видалення подання фільтра.

Таблиці Google: сортування за алфавітом на робочому столі

Щоб сортувати діапазон комірок в алфавітному порядку на робочому столі:

1. Відкрийте електронну таблицю у веб-переглядачі (бажано Google Chrome).
2. Виберіть дані, для яких потрібно сортувати по одному стовпчику. Це важливо, щоб не переставляти інші частини електронної таблиці, які можуть не відповідати бажаному діапазону.
   • Виділіть верхню комірку в стовпці даних аж до кінцевої комірки.
3. Перейдіть на вкладку «Дані» та виберіть один із наступних варіантів:
   • Сортувати діапазон за стовпцями, A → Z - Це сортувати всі вибрані дані в межах діапазону в алфавітному порядку, не порушуючи інших областей електронної таблиці.
   • Сортувати аркуш за стовпчиком, A → Z - Це коригування всіх даних у таблиці за алфавітом у відповідності з виділеним діапазоном даних.
4. Тепер будь-який вибір повинен переставляти ваші дані в алфавітному порядку.
   • Якщо ви вважаєте, що помилилися, ви можете їх легко виправити, натиснувши Ctrl + Z (Windows) або ⌘ Command + Z (Mac), щоб скасувати сортування останніх даних.

В алфавітному порядку сортуйте свої дані автоматично за допомогою формули

Хоча попередні кроки можна вважати автоматичними, все ще є невеликий ручний ввід. Це цілком прийнятно для більшості користувачів електронних таблиць, які не хочуть надто технічно використовувати формули та функції.

Однак є деякі, хто вважає за краще «повний автоматичний» підхід до ситуації з алфавітом даних. Ви можете віддати перевагу автоматичному сортуванню даних у стовпці. Це означає, що щоразу, коли нова інформація буде введена в стовпчик, дані автоматично оновлюються в алфавітному порядку, не порушуючи решту електронної таблиці.

Щоб автоматично сортувати дані стовпців за алфавітом:

1. Відкрийте електронну таблицю у веб-переглядачі (бажано Google Chrome).
2. Виділіть клітинку, яка відображатиме результати для даних, які ви бажаєте автоматично покласти за алфавітом.
3. Всередині клітинки введіть таку формулу = сортування (A2: B, 1, ІСТИНА) і натисніть клавішу Enter .
   • A2: B - потрібний діапазон даних, який потрібно сортувати. Відрегулюйте його відповідно до власних потреб електронних таблиць.
   • 1 посилається на номер стовпця, на якому будуть ґрунтуватися відсортовані дані. Знову ж, відрегулюйте його відповідно до потреб електронної таблиці.
   • Дані у формулі автоматично сортуються у порядку зростання. Щоб сортувати дані у порядку зменшення, змініть TRUE на false .

Будь-які нові або відредаговані дані, внесені до стовпця, тепер будуть сортовані автоматично.

Таблиці Google: сортування за алфавітом на мобільних пристроях

Щоб сортувати діапазон комірок в алфавітному порядку на мобільному пристрої:

1. Запустіть додаток Google Таблиці (Android / iOS) та увійдіть у систему за допомогою своїх облікових даних.
2. Виберіть Аркуш Google для редагування, натиснувши електронну таблицю. Можливо, вам доведеться прокрутити його, щоб зберегти кілька таблиць.
3. Знайдіть стовпчик із даними, які ви хочете викласти за алфавітом, і торкніться його літери. Його можна знайти у верхній частині стовпця. Це дозволить виділити всі дані стовпця.
4. Ще раз торкніться букви, щоб відкрити невелике меню.
5. У меню торкніться стрілки «Більше», поки не знайдете параметр Сортування A - Z.
   • Якщо ви користуєтесь мобільним пристроєм Android, вам потрібно торкнутись піктограми, що має вигляд трьох вертикально (або горизонтально залежно від версії), складених крапок. Прокрутіть вниз, поки не знайдете параметр Сортування A - Z.

При натисканні на сортування A - Z дані в стовпці будуть переставлені в алфавітному порядку.